オフィスの外で仕事をこなすとなると、仕事に関連するデータをいかに効率良く持ち運べるかが重要な課題となる。例えば、スケジュールや、アドレス帳、過去にやり取りしたメール、仕事関連のファイルといったものだ。

 こうしたデータはたいていパソコン内のハードディスク、あるいはオフィスのサーバー内にある。オフィスの外では別のパソコンを使う、あるいはスマートフォンなどパソコン以外の機器を使うとなると、何らかの工夫が必要となる。今回はカレンダーに記したスケジュールと、各種ファイルを例に、いくつかのデータ連携の方法を紹介する。

スケジュールを「同期」

 まずはカレンダーから見ていこう。スマートフォンのカレンダーアプリなら、メールやWebサイトからの転記が簡単だ。表示も1日単位、1週間単位、1カ月単位と自由に切り替えられる。スマートフォンのスケジュールをパソコンと同期すれば、パソコンからもスマートフォンからも、同じスケジュールにアクセスすることが可能となる。

 パソコンとiPhoneをケーブルで直接つないで、「Outlook」にあるカレンダーとiPhoneを同期する方法を図1に示す。1台のパソコンとiPhone/iPadを対で使う場合には簡単にできる方法だ。同期の設定を行えば、後はケーブルで接続するたびに、カレンダーも自動的に同期するようになる。

●パソコンのOutlookと、iPhoneのカレンダーを同期
図1 iPhoneの場合、パソコンにUSBで直接接続してOutlookのカレンダーを同期することが可能だ。USBケーブルで接続する(1)と、「iTunes」が起動し、iPhoneを認識する(2)。「情報」タブをクリック(3)し、「カレンダーを同期」にチェックし(4)、「同期」ボタンを押す(5)
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 ここではケーブルを用いているが、iOS5からはWi-Fi経由で同期することも可能となった。iPhone/iPadをパソコンに接続したとき、iTunesの「概要」タブの下の方にある「オプション」で「Wi-Fi経由でこのiPhoneと同期」にチェックすればいい。Wi-Fi環境さえ整っていればわざわざケーブルで接続したり、「同期」をクリックしたりすることなく、定期的に同期が行われるようになる。

 なお、Androidを搭載したスマートフォンでも、パソコンと同期を取る便利なアプリがいくつも出ている。検索してみるとよいだろう。

 どうせなら、「パソコンでもスマートフォンでも、ネット上の同じカレンダーにアクセスする」というのも一つの考え方である(図2)。オフィスのパソコンと、外出先のスマートフォンからだけでなく、自宅のパソコンからスケジュールを確認したいこともあるからだ。

 ネット上のカレンダーとしては、「Googleカレンダー」が有名だ。最近では「iCloudカレンダー」も有力候補になる。前者はGoogleアカウント、後者はApple IDを用いてログインして使う。

 いずれも、パソコンとスマートフォンというように、アクセスする端末に応じて画面表示が最適化される。Webブラウザーから利用し、クリックやドラッグなどパソコンのソフトウエアと同じ感覚で操作できる。また、複数のカレンダーを同時に表示できるというメリットもある。例えばGoogleカレンダーにはIT勉強会や美術館・博物館の展示スケジュールが有志により公開されている。必要に応じてこれらのカレンダーを自分自身のカレンダーと重ねて表示することができて便利だ。

●ネットを使えば複数の機器でデータを共有できる
図2 インターネット上のカレンダーを利用すれば、複数の機器でスケジュールを管理できるようになる。例えば、「Googleカレンダー」(左)や「iCloudカレンダー」(右)はブラウザーから直接スケジュールを登録・参照できる
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