リコーの「RICOH スマート予約サービス」は、Office 365と連携して会議室や各種設備などの社内リソースを予約できるクラウドサービス。予約が入っていても使われない空(から)予約や、会議の長時間化などを削減できる。

「RICOH スマート予約サービス」の利用イメージ
(出所:リコー)
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 会議室に設置したルームモニター用途のタブレット端末(iPad)とOffice 365をクラウド上で連携させる仕組み。Office 365のスケジューラから会議室の空き状況を確認し、会議を予約する。会議室に設置したルームモニターは、予約情報を表示する。会議室への入退出時は、ルームモニターを操作してチェックイン(入出)およびチェックアウト(退出)する。

 予約時刻を過ぎてもチェックインしない場合は、自動でキャンセル扱いとし、Office 365のスケジューラに空室として反映する。他の利用者が代わりに会議室を使えるようになる。

 あらかじめ設定した会議の終了時刻に端末から音声でアラートを出す運用もでき、会議の長時間化を抑制する。リコーのホワイトボード「RICOH Interactive Whiteboard」との連携も可能で、入退出時に自動でホワイトボードをオン/オフできる。

 BI(ビジネスインテリジェンス)ソフトのMicrosoft Power BIとの連携もできる。会議室の利用状況データをBIで分析して可視化できる。ユーザーや部屋ごとに、利用率やキャンセル率などの状況を把握できる。

 リコーの自社オフィスにおける実践では、「入室がなく自動でキャンセルとなった会議が14%を占め、このうち52%は再予約して有効に使った」、「会議の25%は、終了予定時刻の5分以上前に終わった」という効果があった。

RICOH スマート予約サービスの概要
用途と機能Office 365と連携して会議室や各種設備などの社内リソースを予約できるクラウドサービス。予約が入っていても使われない空(から)予約や、会議の長時間化などを削減できる
仕組み会議室に設置したルームモニター用途のタブレット端末(iPad)とOffice 365をクラウド上で連携させる仕組み。Office 365のスケジューラから会議室の空き状況を確認し、会議を予約する。会議室に設置したルームモニターは、予約情報を表示する。会議室への入退出時は、ルームモニターを操作してチェックイン(入出)およびチェックアウト(退出)する
キャンセル対応予約時刻を過ぎてもチェックインしない場合は、自動でキャンセル扱いとし、Office 365のスケジューラに空室として反映する。他の利用者が代わりに会議室を使えるようになる
終了時刻のアラートあらかじめ設定した会議の終了時刻に端末から音声でアラートを出す運用もできる。これにより、会議の長時間化を抑制する
ホワイトボード連携リコーのホワイトボード「RICOH Interactive Whiteboard」と連携する。入退出時に自動でホワイトボードをオン/オフできる
価格(税別)初期費用が5000円、利用料金が月額4000円
発表日2019年10月16日
提供開始日2019年10月21日