Sansanは2022年1月13日、契約業務管理のクラウドサービス「Contract One(コントラクト ワン)」の正式提供を始めた。紙の書類やPDFなどの文書ファイル、電子契約など様々な形式でやり取りする契約書を一元管理し、保管や検索を容易にする。契約締結時に紙の契約書を送る場合も、契約書の印刷から製本、押印、郵送まで一連の業務を代行する。契約業務をオンラインで完結させて、契約状況の把握や更新・確認の漏れ防止を支援する。

 契約の締結、データへの変換と保存、管理と活用といった各業務の支援機能を提供する。紙の書類形式で受け取った契約書については、Sansanが代理で受領して電子データに変換。文書ファイル形式や電子契約による契約書と合わせてデータベースで一元管理し、クラウド上に保存する。保存する際には電子帳簿保存法の要件である「真実性」や「可視性」を担保するために、各種の機能や情報を付加する。例えば真実性については契約書の内容を修正、変更、削除した際のタイムスタンプを付与し、後から検索できる。

「Contract One」のサービス概要
「Contract One」のサービス概要
(出所:Sansan)
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 ユーザー企業が電子契約サービスを導入している場合は、各電子契約サービスで受領した契約書をContract Oneで一元管理できる。取引先が異なる電子契約サービスを利用していても、異なるフォーマットの契約書をまとめて管理できるため、PDFに変換し直すといった作業の負担を軽減できる。サービス開始時点で弁護士ドットコムやGMOグローバルサイン・ホールディングスなど主要7社の電子契約サービスとの連携を決定している。

 「DX(デジタル変革)を効果的に進めるにはアナログを許容したデジタル化が必要だ。当社は周辺企業が環境を変えなくても、自分たち本位でデジタル化できる仕組みを提供する」。Sansanの寺田親弘社長兼最高経営責任者(CEO)は同社の基本方針をこう説明する。「契約書は企業間取引の最重要書類にもかかわらず様々なフォーマットでやり取りするため、一元管理できずアナログな作業が残っている。新サービスを使えば企業はアナログでもデジタルでも一括して契約書を受領し一元管理できる。結果として企業のリスク管理にもつながる」(同)。

 新サービスの料金は月額10万円から。2021年7月に先行提供を始め、45社が導入済み。