Microsoft 365には、作業や予定などをタスクとして管理できるアプリが複数用意されている。

 個人のタスク管理に便利な「Microsoft To Do(以下、To Do)」アプリ、チームなどのグループ単位で、タスクや進捗状況を管理できる「Microsoft Planner(以下、Planner)」だ。

 さらに、この2つのアプリを、「Microsoft Teams(以下、Teams)」に追加して、両者のタスクをまとめて確認することもできる(図1)。今回は、Microsoft 365のタスクを管理するためのアプリを紹介する。

図1●TeamsにPlannerと「To Do」アプリを追加して、両方のタスクを確認できる。この場所から、新規のタスクを追加することも可能だ。
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個人のタスクを管理する「To Do」アプリ

 まず、「To Do」アプリを紹介しよう。「To Do」アプリはすべき作業や予定を入力していき、期限や重要などのマークを付けたり、終了した予定を完了したりして、タスクを管理できる。Outlookのタスクとも統合されており、この「To Do」アプリ上で表示可能だ。

 「To Do」アプリを利用するには、Microsoft 365のホーム画面で、左下の「すべてのアプリ」から「To Do」をクリックする。画面上部の「タスクの追加」をクリックして、タスクを入力して「追加」をクリックする(図2)。

図2●Microsoft 365のホーム画面で「To Do」アプリを起動し、画面上部の「タスクの追加」に入力して、右側の「追加」をクリックしタスクを追加していく。
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 タスクの作業が終了したら、タスクの左端にある「〇」(完了済みにする)をクリックしてチェックマークを追加する。完了済みにしたタスクは「完了済み」の項目に自動的に移動する(図3)。

図3●タスクの左側にある「〇」をクリックして、タスクを完了させる。完了したタスクは「完了済み」に移動する。
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 タスクのテキスト部分をクリックすると、右側に詳細画面が表示される。タスクごとに細かい項目(ステップ)の追加やタスクの期限、添付ファイルを追加できる(図4)。ステップは左側の「〇」をクリックして、完了済みに設定する。

図4●タスクのテキスト部分をクリックすると、右側に詳細を設定する画面が表示され、その下の項目(ステップ)や期限、添付ファイルを追加できる。
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 「To Do」アプリの項目は、Outlookのタスクと統合している。また、Outlookのメールに後で読むためにフラグを付けると、フラグの付いたメールを「To Do」アプリで確認できる。

 表示されない場合は、「To Do」アプリの「フラグを設定したメール」で、フラグの付いたメッセージからフラグを作成するか確認する画面の「作成」をクリックしてみよう。タスクの右側に表示された画面では、メッセージの内容を確認することも可能だ(図5)。

図5●Outlookでフラグを付けたメールを、タスクとして「To Do」アプリに表示できる。
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