前回は、OneDrive for Business(以下、OneDrive)でファイルを共有するための機能を紹介した。OneDriveの「共有」機能を使えば、複数ユーザーとファイルを簡単に共有できる。

 部署などのチーム単位でファイルを効率よく共有して作業したいなら、「共有ライブラリ」を利用してみよう。

 共有ライブラリとは、SharePoint Online(以下、この記事ではSharePoint)を利用して作ったポータルサイト内で、ファイルや画像などを管理するための「ドキュメント」フォルダーのこと。OneDrive上でも利用できる。今回は、このSharePointとOneDriveの共有ライブラリを中心に紹介しよう(図1)。

図1●SharePointの「ドキュメント」は、同期をとることでOneDriveアプリでエクスプローラーを使って表示することもできる。
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OneDriveとSharePointとは

 OneDriveは、クラウド上でファイル共有ができるオンラインストレージ。対して、SharePointはファイルや情報を管理するためのサービスだ。部署などの単位ごとにチームサイトと呼ばれるポータルサイトを作成し、ファイルの管理やOneNoteでのノート共有、ブログ形式で情報を投稿・共有することなどが可能だ(図2)。

 部署内でファイル以外に情報も管理して共有したい場合は、SharePoint経由で管理すると便利だ。SharePoint内の「ドキュメント」で保存したファイルは、OneDriveの「共有ライブラリ」からアクセスできる。

 なお、SharePointには、企業向けサーバーの「Microsoft SharePoint Server」を構築する方法、Microsoft社のクラウドサービス「SharePoint Online」を利用する方法がある。Microsoft 365は、「SharePoint Online」を利用している。

図2●SharePointのチームサイトの画面。ファイル共有の他、情報を共有できるポータルサイトだ。
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