テレワークの時間が続き、共有ファイルや社内の情報をどのようにまとめればよいか迷う場面も出てくるはずだ。

 Microsoft 365(旧Office 365)のプランにあるSharePoint Online(以下、この記事ではSharePoint)を利用すれば、ファイル共有や情報などを管理するWebサイトを作成できる(図1)。

 今回は、このSharePointのチームサイトのページや構成要素のWebパーツを中心に紹介しよう。

図1●SharePointで作成した情報共有サイト。ブログのようにニュースを投稿したり、部署単位の予定やドキュメントなどを管理したりできる。
図1●SharePointで作成した情報共有サイト。ブログのようにニュースを投稿したり、部署単位の予定やドキュメントなどを管理したりできる。
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SharePointでチームサイトを作成する

 SharePointは、Microsoft社が提供するファイルや情報を管理するためのサービスだ。SharePointを利用するには、企業向けサーバーの「Microsoft SharePoint Server」を構築する方法と、Microsoft社のクラウドサービス「SharePoint Online」を契約する方法がある。Microsoft 365では、「SharePoint Online」を利用している。

 SharePointなら、前回紹介した「共有ライブラリ」でファイルを共有できる。それ以外にも、用意されたWebパーツを使って、ニュースの投稿やチームの予定表、すぐに起動できるようなリンクの表示も可能だ。

 SharePointで作成できるサイトには、チームサイトとコミュニケーションサイトがある。前者は、チーム内でファイルや情報共有などの共同作業を目的としたもの。後者は、ニュースやイベントなどの情報を広範囲の社内ユーザーに発信できる。今回は、チームサイトを作成してみよう。

 チームサイトを作成するには、Microsoft 365のホーム画面で「SharePoint」をクリックして、SharePointのホーム画面を表示する。ここでは、チーム内でユーザーに追加されているサイトや投稿されたニュースなどの情報が表示される(図2)。

 サイトをフォローしたい場合は、その項目の右上にある星印のアイコンをクリックする。投稿されたニュースの内容を後で確認するために保存したい場合は、項目の左下のアイコンをクリックする。それぞれ、「フォロー中」のサイトやニュースが、左側のサイドナビゲーションの一覧に表示される。

図2●サイトの右上の星印やニュースの左下にあるアイコンをクリックすると、左側のサイドナビゲーションの一覧に表示される。
図2●サイトの右上の星印やニュースの左下にあるアイコンをクリックすると、左側のサイドナビゲーションの一覧に表示される。
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 サイトを作成するには、画面左上の「サイトの作成」をクリックする(図3)。ここでサイトを作成できない場合、管理者権限を持たないユーザーのサイトの作成が制限されている場合がある。その場合は、管理者権限を持つアカウントでサインインするか、管理者に確認してみよう。

 右側に「新しいサイトの作成」の画面が表示され、どの種類のサイトを作成するか選択できる。ここでは、「チームサイト」をクリックする。

図3●SharePointの画面左上の「サイトの作成」をクリックし、右側に表示された画面で「チームサイト」をクリックする。
図3●SharePointの画面左上の「サイトの作成」をクリックし、右側に表示された画面で「チームサイト」をクリックする。
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 次の画面でチームサイト名やURL、サイトの説明やアクセスの範囲などを指定し、「次へ」をクリックする(図4)。「プライバシーの設定」では、ユーザーに限定した「プライベート」またはOffice 365の組織内のユーザーなら誰でも確認できる「パブリック」を選ぶことができる。次の画面でユーザーを追加して「完了」をクリックすると、チームサイトが作成される。

図4●表示された画面でチームサイト名や公開の範囲などを指定し、ユーザーなどを追加してチームサイトを作成する。
図4●表示された画面でチームサイト名や公開の範囲などを指定し、ユーザーなどを追加してチームサイトを作成する。
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