「時間が足りない」。その悩みを解消する方法の1つが「タイムマネジメント」だ。本特集では日経NETWORKの過去記事を再編集。時間を管理するポイントを全6回で解説する。

 「タイムマネジメントとは、計画を立てて、計画通りに行動すること」――そういうイメージを持つ人は多いと思います。

 しかし、実際の私たちの仕事はすべてが「計画通り」とはいきません。突発的にトラブルが発生することもあれば、急に仕事が降ってきて、すぐに対応しなければいけない場合もあります。

 こうした予想外の仕事が発生したせいで、あらかじめ計画しておいた仕事をこなせなくなるのは、仕事におけるリスクの1つです。タイムマネジメントではこうしたリスクに備えることも必要です。

 これまでの記事において、タイムマネジメントでは細かく時間割を立てる必要はないと述べましたが、それもこのリスクに備えるためです。時間割のように細かく行動計画を立てると、急な仕事が入った場合の修正が煩雑になってしまいます。

 ただし、計画を立てなくてもいいとか、乱雑な計画でもいいということではありません。時間割ほど細かく立てなくて構いませんが、前回も紹介したようにタスクの実行日までは決めておくべきです。

 また前回述べたように、その日の仕事量は、使える時間の8割以下に抑えておくことも重要です。急に発生する仕事がある以上、そのための余裕は確保しておく。これもリスク対策の1つです。今回はさらに、一歩踏み込んだリスク対策を紹介していきましょう。

実行日まで余裕を持たせる

 前回述べたように、タイムマネジメントで管理する仕事には「アポイントメント(時刻が決まっている仕事)」と「タスク(実行時刻が自由な仕事)」があります。

 このうちアポイントメントのほうは決めた時刻に行動するのが普通ですから、管理としては単純です。一方、時間的な自由度が高いタスクのほうは、先ほどの「リスク」を考えて計画することが必要です。

 例えば、下の図を合わせたものが全体の仕事量です。ここで来週中にやらなければいけない新しいタスクが発生した場合を考えてみます。

新しく発生したタスクは、どこに入れるべきか
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 来週中にやればいいのなら、この新しいタスクは来週の金曜日までのどこかを実行日にすればよいわけです。この場合、金曜日にやればよいと考えがちですが、これではリスクに対する備えが十分とはいえません。

 来週の金曜日というと、まだかなり先の話。これからさらに別の仕事が発生する可能性もありますし、当日になって急に仕事が増える場合もあります。そうなると、金曜日に長時間の残業をしないと間に合わないことになりかねません。

 つまり、実行日は期限ギリギリに設定するよりも、余裕を持たせておくほうがよいのです。これがリスク対策の1つです。

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