「時間が足りない」。その悩みを解消する方法の1つが「タイムマネジメント」だ。本特集では日経NETWORKの過去記事を再編集。時間を管理するポイントを全6回で解説する。

 前回までは、アポイントメントやタスクで日々のスケジュールを計画していく方法を紹介してきました。今回はその計画を実行するフェーズでのタイムマネジメントを紹介します、計画を実行しながら、自分の時間の使い方を記録し、分析することについて考えてみましょう。

時間からスタートせよ

 なぜ時間の使い方を記録して分析しなくてはならないのでしょうか。

 最近、経営学者のP. F. ドラッカーが再評価されていますが、そのドラッカーは「経営者の条件」という本の「汝の時間を知れ」という章で、こんなことを言っています。

 「私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする」(「ドラッカー名著集1 経営者の条件」P. F. ドラッカー著/上田 惇生訳 ダイヤモンド社刊 p.46より)。

 この表現はちょっとわかりにくいかもしれません。要は、目先の仕事を実行することばかりに追われるのはよくないし、「あれをやろう、これをやろう」と計画をふくらませてばかりでもよくない。

 まずは自分が時間をどう使っているかを自覚することが重要だ、とドラッカーは言っているわけです。時間の使い方を改善したければ、まずは現状を把握することが必要だということです。

タスクの実行記録をつける

 確かにタイムマネジメントでは、そういった現状を分析する見方も役立ちます。しかし、時間の使い方を記録するのは意外に大変ですし退屈です。ですから、分析のためだけに記録を取るのはうまくいかないことが多いものなのです。

 そこでお勧めなのが、立てた計画を実行していくその過程で記録を取ってしまう方法です。

 以前の記事でも述べたように、私たちが行う仕事には時刻が決まっている「アポイントメント」と、時間的な制約の少ない「タスク」があります。

 アポイントメントはあらかじめ決めた時刻に行うことがほとんどですから、計画がそのまま実行記録になります。変更があった部分だけを修正すれば済むわけです。

 一方のタスクはアポイントメントのない「空き時間」を使って実行していきます。

 ですから、スケジュール帳の空き時間の場所にどのタスクを実行したかを記録していけば、自分の時間の使い方全体が記録できます。タスクを実行する段階でこれを行うわけです。

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