終わりが見えない会議の原因は、ズバリ「板書」をしていないからだ。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。意見がサクサクとまとまる5つの板書術を習得しよう。

 議題と合わない意見が相次ぐ―─。会議のそんなシーンを変えるには、参加者全員に会議のゴールを伝え、意識付ける必要がある。コンサルティング会社に勤めるCさんは「ゴールとは会議で獲得したい結果のこと。話し合う議題だけでなく、目的や取るべき行動を含んだもの」だという。

 例えばシステム障害の復旧策を話し合う会議の場合、ゴールは「障害発生から短期間で復旧する方策を洗い出す」となる。

ピントがずれた意見ばかり出る会議

左上にゴールを書く

 ゴールを参加者と共有するには、会議の始まる前に板書するだけでよい。具体的には、ホワイトボードの左上の目立つ位置に書き出す。板書を省いて口頭だけで済ませるとどうなるか。時間が経過すると議題が参加者の意識から薄れ、議論が別の方向にずれてしまいやすい。

会議の目的や論点を書き出し、意見が出る範囲をコントロールする
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 左上にゴールを書いておけば、参加者がホワイトボードに目を向けるたびに「この会議では何を話すべきか」が否が応でも目に入る。これにより、発する意見の内容がずれにくくなる。

 会議中に当初設定したゴールより重要な論点に気付くこともあるだろう。そんなときは、柔軟にゴールを書き換えて構わない。

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