終わりが見えない会議の原因は、ズバリ「板書」をしていないからだ。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。意見がサクサクとまとまる5つの板書術を習得しよう。

 口頭だけでやり取りする会議は、発言した内容が空中を漂う。発言した人は「大切なことを言ったのに内容を受け止めてもらえただろうか」と不安を抱く。このため、しばらくしてから同じ意見を繰り返しやすい。

意見が堂々巡りする会議

 また、自分の意見を考えることに気を取られ、他の参加者の意見をしっかりと聞いていない人も多い。このため、既に出た意見と似たことを話す人も出てくる。しっかり意見を聞いている参加者は「堂々巡りしている」とうんざりすることになる。

すべての意見を箇条書き

 こうした状況に陥らないようにするには、とにかく発言内容を板書していくことだ。

 すべての意見を板書するにはコツがある。それは「速度を重視して要点だけを書くこと」(大手SIerに勤めるEさん)。文章で書こうとしたり、読みやすいようにきれいに書こうとしたりすると、板書が遅くなりやすい。そうなると、重要な意見を書き漏らしてしまうことがある。

意見をすべて書くことで「受け止められた」という安心感をもたらす
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 意見が頻繁に出ているときはキーワードだけにして、意見が出尽くした後で必要に応じてキーワードを基に文章を書き起こす。そうすれば、どんな意見が出たのかを再確認できる効果もある。

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