終わりが見えない会議の原因は、スバリ「板書」をしていないからだ。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。意見がサクサクとまとまる5つの板書術を習得しよう。

 会議では、たくさん出た意見をどう整理するかに悩むケースがある。類似する意見を分類しても、中核となる意見が見えてこないようなケースだ。

出た意見をどう整理すればよいか分からない会議

 こんな状況を板書で解決したのは、保険会社のシステム開発を手掛けるGさんである。業務フローの改善を任されたGさんは、現状の問題点を洗い出すために会議を開催した。

 各部門の責任者に重要な課題に絞って話してもらうつもりだったが、実際に集まったのは各部門に複数存在するチームのリーダーたちだった。

 彼らはそれぞれ、自分のチームが抱えるさまざまな不満や問題点を次々に説明し始めた。大量の意見が一度に出たため、それぞれのつながりや問題の全体像を把握しにくかった。議論を進めるには、出てきた意見を整理する必要がある。

「下絵」が意見をつなぐ

 ここでGさんが使ったのが「下絵」を描くという板書術だ。下絵とは、議題の土台となる要素を洗い出したマトリクスやプロセス図のことである。作成した下絵の上に出てきた意見をマッピングすると、全体像を把握でき、意見のつながりや重要度が見えやすくなる。

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