直前に時間短縮を要請された。スクリーンが突然真っ白に。聞き手の反応がどうも変だ……。
プレゼンテーションにトラブルは付きもの。その分、うまく対処できればそれだけで評価が高まる。現実によく発生する4つのトラブルを取り上げる。あなたならどう対処するか考えてほしい。
CASE1 聞き手の表情が険しくなった
聞き手が不満の表情を浮かべる場合、どんな理由が考えられるだろうか。プレゼンターの失言や不遜な態度が原因である可能性もあるが、まずプレゼンテーションの内容が聞き手の関心とずれていないかどうか疑ってかかるべきだ。
あらかじめ営業担当者などから聞き手の立場やITに関する知識水準、関心事などを聞き出しても、その情報が必ずしも正確でなかったり、直前になって聞き手が変更になったりして、ずれが生じることはよくある。
だが、ずれを小さくすることは可能だ。プレゼンテーションの冒頭で「今日はこういう内容と時間配分で進める予定ですが、よろしいですか？」と聞き手に確認するのである。その際に「せっかく貴重なお時間をちょうだいしますので、有効に使いたいと思います。最初に2～3質問をさせていただきたいのですが」と断りを入れて、プレゼンテーションに対する要望や興味の範囲を聞き出すとよい。
それでも途中で、聞き手の表情が険しくなったらどうするか。この状況を無視してプレゼンテーションを続けるのはよくない。適当なところで切って「ここまで、よろしいでしょうか。もっとこういう話が聞きたい、といったご要望があれば、遠慮なくおっしゃってください」という具合に、聞き手の不満の原因を明らかにして軌道修正を図ることが重要である。
もっとも実際には、聞き手の表情の変化に気づかない人が多い。自分が話すことに精いっぱいで、聞き手の反応を顧みず話し続ける。このようなことを避けるため、あらかじめ同行するメンバーにサポートを頼んでおくのも手である。的確に状況判断できる人が、聞き手の様子をうかがう係になることを決めておくとよい。冷静に見ている身内が何か異変に気づいたら、その場でさっと口を挟んで軌道修正するのだ。例えば「少しよろしいですか。もしかすると、ほかにご興味をお持ちの点があるのではないかと思ったのですが、いかがでしょう？」という具合である。
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