Q.IT企業に勤務しています。最近の社内通知で、業務上の指示伝達や会話はビジネスチャットを使うようにという項目がありました。隣席の社員ともチャットを使いなさいと上司から言われ納得できません。話したほうが早いのに面倒です。

 ビジネスチャットを仕事で日常的に使っている会社も多いのではないでしょうか。IT業界はテレワーク率が高いです。テレワーク中の社員を含め、ビジネスチャットは今やグループ内の情報共有に欠かせません。

 チャットなので長い文章を読むのはおっくうです。長々としたチャットだと重要な文章を見落としてしまいます。使いこなしていくと、短い文章で端的に核心を述べる文章表現力が身につくかもしれません。そうなれば、長々と話されることもなく仕事がはかどると思います。

「仕事のやり方を変える」トップの強烈アピール

 筆者は、よい取り組みだと思います。会社の方針、トップのメッセージを伝えるにはこれくらいが妥当ではないでしょうか。

 質問のケースと同様に、筆者の顧客で「チャット最優先」に切り替えた企業があります。就業中における会社の指示であり、社員はその命令に従って仕事をしなければなりません。質問者の会社も、社内文化を変えようとしているのだと思います。個人的な意見はさておいて、会社の方針に従ってください。

 今までの仕事のやり方を変える、社内に変革をもたらすには、発信側は強烈なアピールでのメッセージが必要です。そのときに「隣席へは口頭でもよい」などのメッセージは不要です。他の例外も出てきて収拾がつかなくなります。まずは習慣化してから考えればよいのです。

 席が近いメンバーとの仕事であれば、質問者が考えるように口頭のほうが手っ取り早いでしょう。現実的には、現場レベルで柔軟に対応すればよいのです。

テレワーク社員がいるのならチャットは不可欠

 IT企業ではテレワーク勤務の社員が多いです。IT環境が整っているので他の業種に比べてテレワーク運用が容易です。既にビジネスチャットは欠かせない状況だといえます。

 IT分野の企業でなくても、ビジネスチャットを利用するところは多いでしょう。筆者の事務所がいい例です。事務所では、顧客会社の給与計算や社会保険手続きの代行業務を行っています。社会保険の手続きは、社員の資格取得(入社)から喪失(退職)に至るまで多種多様です。手続きは電子申請で行い、国の機関(電子申請センターや広域事務センターなど)や健康保険組合へ提出します。

 クラウドシステムでの運用なので、テレワークが可能です。ビジネスチャットはテレワークで勤務する社員と出社している社員との情報共有のための必須ツールです。日々、多数の手続きが発生します。国の機関や顧客から問い合わせの電話も多いので、作業分担や進捗具合の確認が欠かせません。テレワークの社員と出社勤務の社員とが、ビジネスチャットでそれらを確認しながら作業しています。

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