Q. 会社(上司)とのトラブルで先月に退職しました。その後、担当していた業務のことで連絡が2回ありました。もう会社に関わりたくありません。連絡先を含め勤務時の社員情報を全て削除するように会社にクレームを入れましたがとりあってくれません。

 連絡しないでほしいというクレームは正論です。質問者はトラブル退職なのでよけいに腹が立つのでしょう。退職者に在職時の業務のことで連絡するのはいただけません。引き継ぎは在職中に行っておくべきです。

 一方で、質問者も社員情報の削除については一定の譲歩が必要です。退職者を含め社員の情報はデータや書類で会社内のサーバや書庫に保管されています。結論から言えば労働基準法や税法などで保存が義務付けられている情報については、退職者が要求しても削除できません。

社員に関する書類の保存期間は

 社員情報には、氏名・住所・生年月日などの基本的な情報以外にも多々あります。例えば、勤怠情報、加入する社会保険に関する情報、支払われてきた賃金(給与や賞与)の情報、健康診断の結果などです。これらは情報ごとに書類やデータとして保存が義務付けられています。

 保存期間は、労務関係の書類で3年が一定の目安になります。労働者名簿、雇用や退職に関する書類(労働契約書や解雇通知など)、タイムカード、残業命令書な労働時間の記録に関する重要な書類、賃金台帳などがあります。

 3年を超えて保存が必要な書類は、一般の健康診断個人票が5年、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書や源泉徴収簿で7年となります。

 なお、賃金台帳については労働基準法では3年ですが国税通則法では7年保存を義務付けています。所得税関係の書類は7年と覚えておくとよいでしょう。年末調整は会社が行いますが、確定申告と同じです。会社が社員分を処理していますので、所得税関係の情報を保存しておく必要があります。

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