(写真:伊藤朝輝、以下同じ)
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 ビジネス文書を作成するオフィスアプリと言われて真っ先に思いつくのは「Microsoft Office」(以下「Office」)として知られる「Word」「Excel」「PowerPoint」などのアプリだろう。米Microsoft(マイクロソフト)からiPad用やiPhone用のOfficeがリリースされており、パソコン版との文書の互換性は非常に高い。テレワーク用に導入したiPadでビジネス文書を作成・編集する場合、Officeは必須のツールといえる。

 今回はiPadをWindowsパソコンのサブマシンとして使う場合などに便利なテクニックを紹介しよう。

Officeアプリ同士の互換性は高い

 パソコンでOfficeアプリを使っているなら、iPadでもOfficeアプリの導入がベストだろう。他のOffice互換アプリにありがちな、文書ファイルを開いた際のレイアウトの乱れはまずなく、どちらで編集しても内容が保たれるため、文書をやり取りしながら安心して使える点が最大の理由だ。

 一方でiPad用を含めたモバイル版では、省かれている機能があるのも事実だ。代表的なものとして作業を自動化するマクロ機能は実行も編集も不可能。またExcelでデータ分析に使用される「ピボットテーブル」のように、モバイル版で使うことはできるが新規追加ができないといった機能もある。このような場合はあらかじめパソコン版で文書の形を作成しておくといった工夫も必要だ。

Windows版のWordで作成中の文書。あえてWindows独自フォントである「Meiryo UI」を使用している
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Windows版のWordで作成中の文書をiPad版のWordで開いたところ。レイアウトが乱れることなく、iPadにはない「Meiryo UI」フォントも正しく表示される
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パソコンでフォントの埋め込み機能を活用する

 パソコンで作成した文書でiPadにないフォントが使われていると、一般的にはiPad側では別のフォントに置き換わって表示される。

 しかしOfficeアプリの場合は、パソコン側の設定で文書ファイルに使用したフォントを含んだ形で文書ファイルを保存する機能がある。前述した文書で「Meiryo UI」が正しく表示されていたのはこの機能を使っていたからだ。これはフォントの「埋め込み機能」などと呼ばれる。

 フォントの埋め込み機能を使う場合は、パソコン側の各アプリの「ファイル」画面から「オプション」を表示し「保存」の中にある「ファイルにフォントを埋め込む」をオンにしよう。

パソコン側の各アプリで「ファイル」画面から「オプション」を表示。「ファイルにフォントを埋め込む」をオンにして文書を保存する
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