過去に作成したExcelの表を参照しながら新しい表を作成したいケースがよくある。今回は、別のブックにある表の参照、同じブックの別シートにある表の参照、以上の2例について考えてみたい。

別のブックにある表を参照する

 まず別のブックにある表を参照したい場合についてだ。ここでは「2020年度前期予算」ブックの表を参照しながら「2021年度前期予算」ブックの表を作成したいとする。

 複数のブックが開いている場合、「表示」タブの「ウィンドウの切り替え」ボタンで表示画面を切り替えられる。しかしベテランでこのボタンを使っている人は皆無だろう。ベテランならば次のワザを用いている。

 両ブックを開いた状態で、[Alt]キーを押しながら[Tab]キーを押してみよう。すると、「2020年度前期予算」と「2021年度前期予算」のウィンドウが一覧状態になる。他のアプリのウィンドウも同時に開いている場合、それらも一覧になる。

表示画面を切り替えているところ。複数のウィンドウを開いている場合、[Alt]+[Tab]キーで画面を一覧にし、[Alt]キーを押しながら[Tab]キーを繰り返し打つことで、選択するウィンドウを切り替えられる
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 では、[Alt]キーを押したままで[Tab]キーを繰り返し打ってみよう。ウィンドウを順に選択できる。例えば2020年度から2021年度にウィンドウを切り替えたい場合、一覧で「2021年度前期予算」ブックを選択した状態で[Alt]キーを解除する。すると、「2021年度前期予算」ブックの表を前面に表示できる。

目的のウィンドウを選んだら[Alt]キーを解除する。すると目的のウィンドウの画面を表示できた
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 しかしながら、頻繁に画面を切り替える場合、[Alt]+[Tab]キーだと作業効率が悪く時短向きではない。この場合、ウィンドウを並べるのが得策だ。

 「表示」タブの「整列」ボタンを選ぶと「ウィンドウの整列」ダイアログが開く。ここから「並べて表示」を選び「OK」ボタンを押す。すると現在開いているウィンドウを左右に並べてビシッと表示でき、作成済みの表を容易に参照できる。

「ウィンドウの整列」ダイアログで「並べて表示」を選ぶ
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ウィンドウを左右にビシッと並べられた。一覧性が良くとても容易に参照できる
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