（出所：123RF）
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働き方改革への取り組みが進む中で、仕事の効率アップは今まで以上に求められている。Excelでテキパキと作業をこなす秘訣は、頻繁に使用する基本操作をいかに効率的に実行するかにある。頻繁に利用するExcelの機能を取り上げて、操作をより効率化するテクニックや意外な裏技を紹介する。
Excelで時短
ナカノアキラ＝プランニング・ファクトリー サイコ
目次
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Excel「組み合わせ」グラフの定番、棒グラフに折れ線の平均線を追加する
売り上げやゲームの点数を棒グラフで表示したとしよう。このような棒グラフに平均線を付け加えたら、各項目の位置付けがより明瞭になるだろう。今回は平均線を付ける際、棒と線による「組み合わせ」グラフの定番を用いたい。
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Excelの計算結果を別セルにコピーしたらエラー、2つの対処法
数値を足す「SUM関数」で算出した合計を、別のセルに表示したいことがよくある。ところが合計をコピーして別セルにペーストするとエラーが返る。だからといって合計をいちいち手作業で入力していては素人丸出しだ。
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Excelで別のシートをビシッと整列、一目で参照したい
過去に作成したExcelの表を参照しながら新しい表を作成したいケースがよくある。別のブックにある表の参照、同じブックの別シートにある表の参照という2例について時短を図る。
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Excelで並べ替え、間違うと大変な役職順「社長・専務・常務」を一発で
Excelの「フィルター」ボタンは、データの並べ替えを実行するのにとても頼りになる。値の大小順、名前の五十音順など朝飯前で並べ替えられる。しかし、ちょっと困った事態が生じることもある。役職の偉い順に並べたい場合、どうすればいいか。
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Excelでマウス操作、セルをクリックする「ならでは」ワザで時短効果
マウスを使わずにExcelを操作する人はおそらく皆無だろう。ダブルクリックでどでかい表の中を移動したりオートフィル機能を活用したりするなど、日常的に使うマウス操作のコツを知っておくと作業がテキパキと進み時短に効く。
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Excelのセルに単位付き値を簡単入力、グラフにも一発表示する
Excelで表を作るときに、単位を付けたいことがよくある。数値の単位を数値と共に同じセルに入力すると、数値ではなく文字列として扱われる。そのため集計やグラフに利用できない。「数値の表示形式」を利用すると、非常に簡単に解決できる。
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Excelのテキストボックスを美しく配置、上級者のワザを盗め
Excelにまとまった文章を入力する場合、セルを使うよりも、テキストボックスを使った方が、作業が容易になる。今回は時短に効くテキストボックスの扱い方を紹介したい。
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セルだって名前が欲しい、Excelの「名前」活用で離れたセルに集計する
Excelではセルやセル範囲に「名前」を付けられるようになっており、付けた名前は数式に利用できる。なかなか便利なその方法を紹介したい。
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Excelで未入力の空白セル、所在はこうやってテキパキ特定する
Excelで作る表の中には、データを逐次追加するものがある。このような表では、まだデータを入力していない箇所は空白セルになっている。これらを特定するにはどうしたらよいか。空白セルをテキパキと特定するワザを紹介したい。
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Excelで文書レイアウト、タイトルをビシッと中央に配置する
Excelで請求書や見積書を作成する場合、タイトルに当たる「請求書」や「見積書」は、一般的に文書の上部中央にレイアウトするものだ。どのような方法でレイアウトするのがベターなのか。
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Excel表の行列は一発で入れ替えられる、グラフはもっと簡単
Excelの表で、行列を入れ替えたい場合がある。その際にいちいちコピー＆ペーストで作り替えていては日が暮れる。一発で入れ替えられる方法を利用しよう。
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Excelグラフの項目名、大分類でプロっぽく演出する
Excelで四半期ごとの売り上げを示したグラフを作った。項目名には2018年と2019年の大項目名があり、それぞれに第1四半期から第4四半期の小項目名が付いている。この表現方法、どこか知的でプロっぽい。どうやって作ればいいのだろう。
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Excelで検索と置換、ワイルドカードを上手に使う
Excelの検索機能は、条件に合致する値を持つセルを見つけ出す機能だ。また置換は、見つけた値を別の値に置き換える機能だ。さらにワイルドカードを利用すると検索と置換の使い勝手が広がる。
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Excelの条件付き書式、仕組みを知れば恐れるに足らず
Excelの条件付き書式は、条件に合致したセルを強調表示にするもので、非常に便利な機能だ。しかし、仕組みを十分に理解していないため、使いこなせていないExcelユーザーも多いのではないか。今回はこの仕組みを丁寧に解説したい。
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複数のExcelシートにわたる計算、串刺しでテキパキと操作する
Excelでは、同じ体裁を持つシートを複数作りたいことがよくある。テキパキ作成する方法はいろいろある。通称「串刺し」による入力や計算もその1つだ。複数のシートを選択して、一挙にデータを入力したり計算したりする方法だ。
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Excel図形の重なりを直したい、並び順を変更する王道はこれ
Excelで扱う図形の位置には前後関係がある。作成した順が新しいほど前面に、古いほど背面に配置される。隠れているように見える図形を前面に、あるいはその逆に、配置を変えるやり方を覚えよう。
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Excelで行列の挿入「1行ずつ」は時短違反、この早技を使おう
Excelでの行列の挿入は、これまた定番の操作ながら、奥はなかなか深い。ショートカットキーを使って、あまり知られていない時短ワザを紹介したい。
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マイルをキロメートルにするには？面倒な単位変換はExcel関数にお任せ
Excel上でマイルをキロメートルに変換したいと思ったら、1マイル＝約1.6kmなので、マイルの値に1.6を掛ける計算式を使う。しかし、もっとスマートに単位変換したいのならばCONVERT関数を使うべきだ。
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Excelグラフのあるある、斜めになった項目名はこう直す
Excelグラフの項目名が斜めになっていて読みにくいことがよくある。誰しも同様のグラフを目にしたことがあるはずだ。項目名が長いから起こるこの現象、簡単に改善させる方法がある。
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Excelでデータ入力、知ってて当たり前の時短ワザを再確認
Excelで基本中の基本となる所作は、やはりデータ入力だろう。今回はこのごく当たり前の操作について考えてみたい。意外に無駄なことをしていたと気づく人もいるはずだ。