様々な業務を進めるなかで、上司や部下、他部署の社員など複数の関係者の承認・同意を取らなければならないケースがあるもの。リモートワークでは、相手が1人なら、チャットで「◯◯を進めていいですか?」「OKです」とやり取りすれば済む。

 ところが相手が複数だと煩雑になる。グループチャットで、「Aさんと、Bさん、Cさん、◯◯を進めていいですか?」と呼びかけても、一部の人から返事が来ないことがある。「Bさんも返事をお願いします」「何の件だっけ?」といったやり取りを繰り返すのは非効率だ。回答済みの関係者にとっても、無意味なメッセージが流れて煩わしい。

 Microsoft Teamsであれば、こんな場合に「承認」という機能を使うと良い。グループチャットやチームでのメッセージ投稿時に、入力欄の下部にある「承認」のアイコンをクリックすると、承認要求を作成できる。

メッセージ入力時に「承認」アプリのアイコンをクリックして承認要求を作成する
(出所:日経クロステック)
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 ここで内容と相手を入力して送信する。

承認要求を作成するところ。内容と承認を求める相手を入力する
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 こうしておけば、承認を求める人は、誰が回答済みで誰が保留中か、といったことを把握しやすい。

承認状況は随時画面上で更新される
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Formsで意見集約をスムーズに

 「承認」はTeamsの「アプリ(拡張機能)」の一つだ。あまり知られていないようだが、Teamsには「承認」をはじめとして多様なアプリが用意されている。メッセージ入力欄下部のアイコンの一番右の「…」をクリックすれば、アプリの一覧を表示できる。

Teamsの「アプリ(拡張機能)」の一覧画面。ここではアンケートを作成するために「Forms」を選択
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 アンケートを採りたいときは「Forms」アプリを使うのが便利だ。Formsをクリックして、質問と選択肢を入力する。

Formsアプリでアンケートを作成する
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 回答状況は随時集計される。

アンケートの回答が随時集計される
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 承認要求やアンケートのように、メッセージのやり取りだけでは煩雑になりがちなコミュニケーションにはアプリの利用を検討すべきだ。

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