春は新入社員を迎える季節だ。新型コロナウイルス感染症の流行で混乱のさなかに入社した社員には例年通りの研修を実施した企業もあっただろう。しかし、コロナ禍2年目以降に入社する社員にはテレワークなどオンライン化にシフトした新しい働き方に合わせた研修を行うべきだ。

 社員に支給するPC(会社支給のPC)の利用方法について、新入社員に伝えておくべきことを紹介しよう。

ソフトウエアを勝手にインストールしてはいけない

 新卒で入ってくる社員はコロナ禍で授業をオンラインで受けるなど、例年よりもPCの取り扱いに慣れている人が多いかもしれない。しかし慣れているからといって会社支給のPCを普段使っている個人所有のPCと同じように扱わないよう指導する。会社支給のPCでトラブルや事故を引き起こせば個人の問題では済まないからだ。

 会社支給のPCには会社の重要な資産である「情報」が含まれている。情報とはPCに保存されている社内のドキュメントや画像、メールで送られてきた添付書類、連絡先などだ。もしこれらが外部に漏洩すれば社内の問題にとどめておくことはできない。この点をあまり認識していない新入社員がいるようだ。

 多くの会社では、こうした情報を守るためにPC利用のルール(規定)を設けている。新入社員にはまず会社支給のPCを正しく管理する重要性を説き、規定の内容を確認させよう。規定には、「PCは情報システム部門が管理しているので社員が勝手に変更を加えない」「指定された場所で利用し、それ以外の場所で利用するときは手続きが必要になる」「PCの紛失や故障が発生したときは指定した連絡先に報告する」といった記載がある。

 新入社員に特に注意させておきたいのはソフトウエアに関する規定だ。インターネットを通じて新しいソフトウエアを簡単に入手できるため、新入社員は個人所有のPCで使い慣れたソフトウエアをとかくインストールしがちだ。しかし多くの企業ではこうした使い方を禁止している。そのソフトウエアがセキュリティー上安全なものとは限らないからだ。

 安全だと思っていたソフトウエアがマルウエアかもしれない。PC内の情報を外部に流出させたり、社内のネットワークに入り込んでシステムを破壊したりする可能性もある。こうしたリスクを抑えるため、規定では利用できるソフトウエアのリスト(ホワイトリスト)もしくは使ってはいけないソフトウエアのリスト(ブラックリスト)を指定していることが多い。もしホワイトリストに載っていないソフトウエアを業務で使う必要があれば、管理部門に連絡するなどして許可を得てからインストールするようにする。

会社支給のPCに許可されていないソフトウエアをインストールしてはいけない
(撮影:鈴木 朋子、以下同)
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 PCに詳しい新入社員だと使い勝手を向上させるためにハードウエアに手を加えてしまう場合がある。例えばメモリーを増設したり、ハードディスクからSSDへなどストレージを交換したりする。このような行為も通常は禁止されている。ハードウエアの改変によってPCが故障してしまったり、メーカーの保証を受けられなくなったりするからだ。PCが自然故障した場合であっても自分で解決しようとせず管理部門に相談するように説明しておく。

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