本連載は、企業のデジタルマーケティングを支援してきたNexalが、データをビジネスに結びつけるために必要な環境づくりや有用なツール、その正しい使い方を解説する。第4回の今回は、個人利用から広がった「名刺管理サービス」のビジネス利用について解説する。

 近年、名刺管理ソリューションを使って名刺情報をデジタルデータ化して管理する個人や組織が増えている。デジタルマーケティングに積極的な企業では、メールを使った継続的なコミュニケーションなどリード育成(見込み顧客との関係醸成プロセス、「リードナーチャリング」ともいう)のために名刺情報を活用し始めている。

(出所:123RF)
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 名刺管理ソリューションは、簡便に名刺をスキャンして整理するだけのツールではない。連載第4回は、名刺管理ソリューションの導入や名刺情報の活用に当たって意識すべきポイントを解説する。なお名刺管理ソリューションには主にオンプレミスで使う名刺管理システムとクラウドを前提とした名刺管理サービスがあるが、以下では「名刺管理サービス」と呼んで説明する。

MAツールやCRMと名刺管理サービスの連携を考える

 名刺管理サービスは営業など顧客と接する機会が多い現場を中心に、ここ3~4年でかなり広く浸透してきた。個人ユーザーに先行して普及し、それを追いかける形で企業でも導入が広がった経緯がある。

 まず、営業担当者などが個人のスマートフォンで「Eight」(Sansan)や「Wantedly People」(ウォンテッドリー)といった無料の名刺管理サービスを使い始める。このとき、サービスの利用について会社側に報告しないものの、会社には名刺管理サービスを使う社員がいることは何となく伝わっている。

 その一方で、2022年4月の改正個人情報保護法の施行に対応するなど会社の中で個人情報保護の意識が高まると、名刺管理サービスの個人利用を見直す必要が生じる。こうして正式にベンダーと契約を結び、名刺管理サービスの法人ユーザーになる企業が増えてきた。

 組織的な名刺管理が軌道に乗れば、個人レベルでの名刺管理にとどまらない情報活用も可能になる。こうした期待もあって、個人での利用を統合する形で、営業部や事業部単位、さらには会社単位での導入が進んでいる。

 法人ユーザーになると、個人の利用に比べて便利さを実感できるシーンが増える。例えば、以前に自分が名刺交換した人物と他の社員が名刺を交換すると、肩書きや所属が最新の情報に更新されることなどが挙げられる。

 並行して、マーケティング部門ではMA(マーケティングオートメーション)ツールの導入やCRM(顧客関係管理)システムの整備が進んでいる。マーケティング部門にはオンラインのWebフォームで集めた個人データや展示会で集めた名刺データがあり、これを基にメールコミュニケーションなどでアプローチしている。

 こうなると次は、営業部門などが現場で蓄積してきた名刺データも統合して、マーケティングに活用したいというニーズが生まれる。マーケティング部門には、MAツールやCRMシステムと、各部門で使っている名刺管理サービスを連携させるのか、あるいは名刺データは統合せず部門ごとに管理するのかという判断が課題になる。

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