ビジネスシーンにおいて、メールの確認、整理、返信といった作業は欠かせない。これらの1つ1つは大した手間ではないが、大量のメールを毎日処理するので大変多くの時間を費やしている。少しでも効率化すれば、仕事の時短につながるだろう。

 OfficeのOutlookには、メール処理を効率化する機能が多く備わっている。これらの機能を活用すれば、作業時間を大幅に削減できる。今回は、Outlookの作業時短につながる便利な機能をピックアップして紹介する。

 なお、この特集ではMicrosoft 365 Apps for businessに含まれるOfficeで動作を確認した。Officeのバージョンによっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

メールを条件に応じて仕分ける

 毎日大量に届くメールをそのまま放置していると、受信トレイにどんどんたまっていく。もし、そのまま整理しないでいると、肝心なメールが見つけられないということにもなりかねない。こうなる前に、日ごろからメールを整理しておきたい。

 Outlookの仕分け機能を使えば、受信したメールを指定した条件で自動的に仕分けられる。メールの仕分けは受信時に行われるので、受信トレイにメールがたまっていくのを防止でき、重要なメールを見落とすこともなくなるだろう。

設定済みの条件を使って仕分ける

 仕分けの条件は、あらかじめOutlookで設定されているものから選ぶことができる。例えば、差出人に応じてメールを移動したい場合は、そのメールを右クリックし、「ルール」の一覧から「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を選択するだけでよい。「仕分けルールと通知」画面で移動先を指定すれば、メールの仕分けがすぐに実行され、その差出人からのメールはすべて指定したフォルダーに移動されるようになる。

仕分けしたい差出人のメールを右クリックし、「ルール」の「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を選択する
仕分けしたい差出人のメールを右クリックし、「ルール」の「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を選択する
(画面写真は筆者がWordを使って取得、以下同じ)
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「仕分けルールと通知」画面が表示されるので、移動させるフォルダーを選択して「OK」をクリックする。フォルダーがない場合は、「新規作成」をクリックしてフォルダーを作成する
「仕分けルールと通知」画面が表示されるので、移動させるフォルダーを選択して「OK」をクリックする。フォルダーがない場合は、「新規作成」をクリックしてフォルダーを作成する
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