紙の書類を使う機会はまだ多い。テレワークの普及に伴って減ってきたかもしれないが、今も取引先から見積書や提案書が紙の書類として郵送されてくるという人もいるだろう。こうした紙の書類は、テレワークであればオフィスに取りに行ったり郵送してもらったりする必要がある。このほか、パンフレットやカタログなどを紙の資料でもらう機会もまだ結構あるはずだ。

 こうした紙の書類は、例えばメモを書き込むと簡単に廃棄できなくなるし、保管すると場所を取る。テレワークだと、その保管場所が自宅になりがちだ。自宅のペーパーレスがまだであれば、これを機に取り組んでみてはいかがだろうか。

 展示会や商談などの出張で入手した資料やパンフレットといった紙の書類を、スキャンしてデジタルデータにすれば保存が楽になる。紙を捨ててしまってもなんとかなるケースが多いだろう。なくしてしまう危険性がなくなるし、あとで探すのも楽になる。捨ててしまって荷物を減らすこともできる。

まずスマホアプリでスキャンを試してみよう

 紙の書類をデジタル化する手段として最も知られているのはスキャナー(装置)だ。ただし、どうしても初期費用として購入費が必要になる。スキャナーに慣れて日常化すれば有意義な投資となるが、慣れないなどの理由で止めてしまう可能性もある。

 そこで、まずはスマホを使ったスキャンを試してみることを提案したい。いつでもどこでもさっと読み取れるし、スキャナーを持っていなくても買ってこなくても利用できるので、テレワークにも向いている。

 この方法はスマホにスキャン用のアプリをインストールして使うのだが、僕がお薦めするアプリは米Microsoft(マイクロソフト)の「Microsoft Office」と「Microsoft OneDrive」だ。お馴染みのオフィスアプリとクラウドストレージアプリのスマホ版である。

 今回はAndroidスマホで説明するが、iPhoneでもほぼ同様に使える。画面は、Microsoft 365 Business Standardのサブスクリプションに加入した状態である。

Android版Microsoft Officeの画面
Android版Microsoft Officeの画面
iPhone版Microsoft Officeの画面
iPhone版Microsoft Officeの画面

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