「Microsoft Vivaインサイト(以下、Vivaインサイト)」は、米Microsoft(マイクロソフト)が提供するプラットフォームMicrosoft Vivaの機能の1つで、行動や習慣を分析してよりよい仕事環境を提案するアプリだ。時間管理が苦手な人をはじめ、テレワークで仕事とプライベートの時間をどうやって区切ればよいかと悩む新社会人にもお薦めだ。今回は、Vivaインサイトを紹介する。

 なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更、ユーザー環境によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

Vivaインサイトを起動する

 Vivaインサイトには、個人向けのパーソナルインサイト、管理職などが利用するマネージャーインサイト、リーダーインサイトなどがある。このうち、パーソナルインサイトは、Microsoft 365のプランを利用しているユーザーが利用できるが、他のインサイトは有償になる。

 今回は、個人のVivaインサイトをTeamsにアプリとして追加してみよう。追加するには、画面左側の「…」(さらに追加されたアプリ)から「Vivaインサイト」を検索して追加する。初期起動時は、機能を説明する「ツアー」が表示される。

追加するには、画面左側の「…」(さらに追加されたアプリ)をクリックし、上部のテキストボックスでインサイトを検索する。表示された「Vivaインサイト」をクリックすると、Vivaインサイトのアプリの「ホーム」画面が表示される
追加するには、画面左側の「…」(さらに追加されたアプリ)をクリックし、上部のテキストボックスでインサイトを検索する。表示された「Vivaインサイト」をクリックすると、Vivaインサイトのアプリの「ホーム」画面が表示される
(出所:Microsoft、画面写真は筆者が取得、以下同じ)
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 Vivaインサイトは、Outlookや予定表、Teamsの会議、チャットなどと連動している。これらのやり取りから行動を分析してどのような習慣があるかを確認し、作業に集中するための時間や休憩を意識的にとるようにアドバイスしてくれる。なお、この分析結果は個人のみが確認できる。

 Outlookなどで稼働日を設定している場合は、その設定が反映される。まだ設定していない場合は、稼働時間を含めた設定を確認しておこう。

画面右上の「…」をクリックし、「設定」をクリックする。「設定」の「稼働日」をクリックし、「稼働日」で勤務する曜日にチェックを付け、勤務時間を設定する。タイムゾーンを確認し、「変更を保存」をクリックする
画面右上の「…」をクリックし、「設定」をクリックする。「設定」の「稼働日」をクリックし、「稼働日」で勤務する曜日にチェックを付け、勤務時間を設定する。タイムゾーンを確認し、「変更を保存」をクリックする
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 「バーチャルコミュート」は、1日の終わりに、未完了のタスクを設定したり、今日の調子を投稿したりできる機能。仕事を終了するタイミングになる。ここで、その画面を表示するスケジュールを設定可能だ。「時間の確保」では、集中するためのフォーカス時間を設定できる。仕事に集中するための時間を1日で何時間か、午前と午後のどちらにするかなどを設定する。なお、環境によって、フォーカス時間の変更がこの画面からできない場合がある。

「バーチャルコミュ―ト」では、バーチャルコミュ―トを表示する時間を、「時間の確保」では、集中するためのフォーカス時間を設定できる
「バーチャルコミュ―ト」では、バーチャルコミュ―トを表示する時間を、「時間の確保」では、集中するためのフォーカス時間を設定できる
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 「リフレクション」は、アイコンをクリックすると今日の調子を知らせてくれる機能。クリックした履歴が残るが、この機能自体の表示や履歴は、個人に限定されたものだ。

 「称賛リマインダー」は、同僚に対して感謝の気持ちを伝えたり、業績を称賛したりできる機能だ。

 各画面では、操作するタイミングをリマインダーで予約する。

「リフレクション」と「称賛リマインダーの設定ページ」は、どちらの機能も忘れないように表示する曜日などをリマインダーで知らせることができる
「リフレクション」と「称賛リマインダーの設定ページ」は、どちらの機能も忘れないように表示する曜日などをリマインダーで知らせることができる
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