資料の紹介

 テレワークを始めて数カ月たつと、慣れたからこその課題が見えてくる。メールのやり取りや資料作成といった個人で完結できる業務では支障がなくても、複数人で行う業務は何かとやりづらい。

 Web会議では、プロジェクターの代わりに画面共有機能を使う。ただ、1台のパソコン画面で表示できる内容には限界があったり、質問のタイミングが難しかったりして、一方通行の会議になりやすい。通信環境によっては画質も粗くなり、細かいところが見えない。資料の「ここ」といった指示をするにも、画面を切り替えたり拡大したりするたびに、議論は中断する。商談では、画面で内容をうまく伝えられずに失敗することもあるだろう。

 本資料では、Web会議での資料共有にまつわる課題を解消する方法について紹介する。会議前に参加者が資料をダウンロードし、会議中は全員の画面を同期させ、皆が同じ内容を見られるようにしたシステムだ。例えば注目してほしい部分を拡大したり、手書きで印を付けたりすると、全員の資料にすぐ反映される。また、資料を事前にダウンロードするので、通信環境の良くない場所でも表示が粗くなることはないという。

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