BtoB企業に限らず、Web制作を依頼する際には「RFP(提案依頼書)」を作成することで、提案からプロジェクトの進行、納品までスムーズに進めることができます。RFPがあれば依頼内容を正確に伝えることができ、制作会社が見積書や提案書を作成する際のベースにできます。依頼者側としても、RFPに依頼内容をまとめることで依頼内容の整理もできますし、伝達事項の抜け漏れや認識のずれを防ぐ事ができます。

 とは言っても、RFPの作成は「時間がかかる」「作るのが難しい」「口頭で伝えるだけで十分なのでは?」と敬遠する方も多いのではないでしょうか。今回は、RFPをスムーズに作成するためのステップをご紹介します。

RFPとは?

 そもそも、RFPとはどのようなものなのでしょうか。言葉の意味だけ追うと、RFPは「Request For Proposal」の略で、「提案依頼書」と訳されます。具体的には、制作会社に具体的な提案をしてもらうために、「制作・開発の目的」や「プロジェクトのテーマ・ゴール」などを共有するための情報伝達方法の一つです。

 元々はシステム開発などを依頼する場合に作成していましたが、Webサイト制作においても同じように使用されることが多くなっています。システム開発同様、これから制作しようとしているWebサイトの目的や要件をきちんと伝えることは、プロジェクトを成功させるためには必要不可欠だからです。成功につなげるために、ぜひ口頭ではなく資料として作成した上で、制作会社に共有しましょう。

Webサイト制作のRFP作成6ステップ

 それでは具体的に、Webサイト制作のRFPを作成する際に押さえておきたい6つのステップを見ていきましょう。

1.RFP作成のメリットや重要性を確実に理解する

 RFPの作成にはそれなりの時間を要します。ですが、RFPをどの程度しっかりと作れるかでプロジェクト全体の進行も変わってきます。ですので、RFPを作成するメリットや重要性をきちんと認識することから始めましょう。

【RFP作成のメリット】
  • プロジェクトの方針目的・ゴールなどの認識を統一できる
  • 課題を明確にできるため、やるべき事や目的が明確になる
  • 自社の要望に沿った提案や見積書を出してもらえる可能性が高い
  • 要件がまとまっているので、認識のずれや後戻り作業などのリスクを低減できる
  • 目的が明確になるため、目的達成に結び付きやすい
  • 作業が効率化するため、コスト削減や時間短縮につながる

 これらのメリットとプロジェクト成功における重要性をよく理解してからRFP作成にとりかかりましょう。

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