だらだらと結論が出ないチーム会議を実施していないだろうか。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。効率的な会議のために実践すべきポイントを4日間で習得しよう。

 「会議は事前準備で決まるといっても過言ではない。想定したシナリオ通りに進むのが理想の会議」。こう話すのはコンサルティング会社に勤めるAさんである。事前準備として、資料やアジェンダ作りがある。これらの準備が会議の効果を高めるのは間違いない。

 しかし、会議用資料作りの作業負荷が増大し、開発作業を圧迫するようでは本末転倒だ。多くの現場リーダーが「会議の時間だけでなく、準備にかかる時間もなるべく短くしたい」と考えている。

 ここでは、会議の準備段階の工夫を紹介する。

準備作業も含めて時短

 「資料作成にかかる時間をいかに短くするかが課題だった」。大手SIerのBさんはこう話す。

 Bさんがリーダーを務めるチームでは、毎日、朝会と夕会を実施している。スタンディングミーティングの形式で、進捗やその日の課題を共有する。10~15分で議論は終わる。メンバーは、パートナー企業のエンジニアを含め20人弱。Bさんは、夕会の準備に時間がかからないように工夫している。

 夕会ではプロジェクトの振り返りのときに使う手法「KPT」を用いている。「Keep(継続)=良かったこと」「Problem(問題点)=悪かったこと」「Try(挑戦)=次に実施したいこと」をメンバーに挙げてもらい、業務改善につなげるというものだ。

 当初、夕会の場でK、P、Tを報告するために、メンバーに事前準備をさせたところ、「思いの外、メンバーの負担が重いことが分かった」(Bさん)。とはいえ、事前準備をせずに会議中にK、P、Tを考えて書き出すと、会議の時間が長くかかる。それは避けたかった。

 そこでBさんは、メンバー全員に事前に付箋紙を配布し、机の上に常備するように指示した。そして「K、P、Tのいずれかについて何か気が付いたことがあったとき、すぐに付箋紙に書き留めよう」と促したのだ。夕会が始まるとき、書き留めた付箋紙を持っていくだけでよい。夕会の準備にかかる時間はほとんどなくなった。夕会ではK、P、Tを示すための専用の掲示板に付箋紙を貼り付ける。このようなやり方にしてからは、同じ会議時間でより多くの意見が出るようになったという。

業務時間中に4色の付箋紙に気付いたことを書き留め、会議の準備時間を短縮する
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 なお、付箋紙は色分けしている。Keepは「青」、Problemは「赤」、Tryは「黄」である。そのほか納期・担当に関することを「緑」の付箋紙に書いている。これにより、何の話題が多いかが一見して分かりやすくなる。

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