だらだらと結論が出ないチーム会議を実施していないだろうか。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。効率的な会議のために実践すべきポイントを4日間で習得しよう。

 意見が出なくて会議が盛り上がらなければ、せっかく顔を合わせている意味がなくなってしまう。「メンバーが話をしやすい雰囲気を作るのがリーダーの務め」。コンサルティング会社のEさんは、こう考えて会議運営を進めるという。

 ここでは、意見が出やすくするために、会議の序盤にくつろげる雰囲気を作り出すコツを3つ紹介しよう。

持ち回りで「お菓子担当」

 「今日のお菓子は、私が以前アルバイトをしていた洋菓子屋さんのケーキです。実は私、フランベもできるんですよ」。司会席についたある女性リーダーがそう言うと、「へぇ」「すごい」などの声が漏れた。

 これは懇親会の一幕ではない。あるWebアンケートサービス専門会社の社内で開かれる進捗報告会である。

 持ち回りでメンバーがおすすめのお菓子を買ってきて、冒頭にそのメンバーがお菓子にまつわるエピソードを話す。その後、お菓子を食べながら会議に臨むのだ。

 同社には契約社員を含めて約20人が在籍し、担当業務ごとに6つのチームに分かれて仕事をしている。担当によっては仕事上の接点はないが、進捗報告は情報共有のために全員で行う。従来は月次で45分間の進捗報告会を開いていたが、「あまり有効に機能していなかった」(同社のFさん)。

 その会議では、担当者が時間内にたくさんの内容を詰め込み、早口に発表していた。一方的に報告するだけの会議となってしまい、とても質問できる雰囲気ではなかったという。

 そこで最近、会議のやり方を変えた。会議名称を「締め会」から「ハッピータイム」に変更。上記の“お菓子担当制度”を導入したほか、場所も会議室からグループ企業が持つ社内バーに移した。

 “お菓子担当制度”の効果はてきめんだった。報告者が「これについて皆さんの意見をお聞かせください」と言うと、すぐにいくつもの意見が飛び出したのだ。あるメンバーは「やはり甘いものを食べると気分が和らぎ、話しやすくなる」と感想を述べた。

アジェンダの最初にアイスブレーク

 このアンケートサービス会社のような大胆な対策を取れる会社は少ないかもしれない。それでも、会議の序盤につくろげる雰囲気を意図的に作り出すことは重要だ。

 会議の冒頭に、メンバーが話しやすくするきっかけを作る「アイスブレーク」を実施する現場リーダーもいる。前述の例もアイスブレークの一つだ。

 アイスブレークをこれまで実践したことがないので、メンバーが困惑しそうだと思うなら、冒頭のEさんの方法が参考になる。「アジェンダにアイスブレークの時間を書いておく」という方法だ。アジェンダに書いてあれば、出席メンバーにとっても違和感は少なくなる。

アイスブレークをアジェンダに記載してメンバーが戸惑わないようにする
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