バックアップが必要なファイルは多い。今すぐにでも始めたいのがユーザーデータのバックアップだ。Windowsやアプリケーションは最悪の場合でもお金を払えば手に入るが、自分で作成したデータは二度と戻らない。まずはここから始めよう。

(イラスト:森 マサコ)

作業中のデータ、今すぐバックアップしたい!

 徹夜で仕上げたプレゼンデータ。消えたら努力が水の泡になるどころか、得意先まで失うかも。今すぐバックアップする方法はある?

 うっかり削除したファイルはごみ箱から救出できるかもしれないが、やっかいなのが上書き保存だ。中身を書き換えて、別のファイル名で保存するはずが上書き保存してしまうと、元のデータが消えてしまう。ディスクトラブルなどでファイルが開けなくなることもあるので、大事なファイルはとにかくコピーして、二重化しておくことが大切だ。

 データをバックアップする際は、できれば別のメディアにコピーするのが望ましい。作業中のデータくらいなら、USBメモリーを使えば簡単な上、何かあれば持ち出すこともできる。エクスプローラーでバックアップしたいファイルとUSBメモリーを表示させ、ドラッグ・アンド・ドロップすればコピー完了だ(図1)。

図1 消えては困るファイルはコピーを作成。同じディスク内ではなく、別のディスクやUSBメモリーなどを使えば安全性は高くなる。エクスプローラーでコピー元とコピー先のウインドウを開き、ドラッグ・アンド・ドロップでバックアップできる
[画像のクリックで拡大表示]

 PowerPointなどのオフィスソフトを使うなら、「自動保存」がお勧めだ(図2)。「自動保存」をオンにしておくと、指定した時間ごとに保存されるので、停電などで失う未保存のデータを最小限に抑えられる。さらに、自動保存の設定によって保存履歴が残るため、前回保存したバージョンに戻ることもできる(図3)。うっかりミスが多い人は今すぐ設定しておこう。

図2 PowerPointで「ファイル」→「オプション」と選択。「保存」を選択し、自動保存をオンにしておく
[画像のクリックで拡大表示]
図3 「ファイル」→「情報」と選択。「プレゼンテーションの管理」で過去のファイルに戻したり、未保存のデータを回復したりできる
[画像のクリックで拡大表示]

この先は日経 xTECH Active会員の登録が必要です

日経xTECH Activeは、IT/製造/建設各分野にかかわる企業向け製品・サービスについて、選択や導入を支援する情報サイトです。製品・サービス情報、導入事例などのコンテンツを多数掲載しています。初めてご覧になる際には、会員登録(無料)をお願いいたします。