あらゆる業務で活躍する「Excel」も、万能ではない

 デジタル技術がビジネスに欠かせないものとなった現在、情報システム部門の担うべき役割は大きく変化している。ITシステムの構築や運用管理といった業務から、より企業経営にダイレクトにかかわる戦略的な活動が、これからの情報システム部門には求められているのだ。

 ただ一口に経営貢献といっても、大規模な施策を立案・実行するだけがすべてではない。業務の実態を見つめ直し、適材適所のデジタル活用によって、現場が抱える小さな課題を解決していくこともまた、重要な仕事といえるだろう。

 そうした改善のポイントとして、今多くの企業が注目しているのが「Excel」だ。

 ご存じの通り、Excelは集計表や各種レポートをはじめ、ありとあらゆる業務文書・帳票の作成に用いられている。だが、ここで注意すべきは、いかにExcelといえども、適さない業務は存在するということである。

 代表的なのが、データ分析業務だ。例えば、部署内の各人が、別々のExcelファイルで同じような分析作業を行っているといった光景はよく目にする。その結果、作業の重複によるムダが発生しているほか、分析ファイルが属人化し、「必要なデータを誰が持っているか分からない」「自分のデータは最新版なのだろうか」といった問題がよく起こる。

 また、Excel自体の制約もある。長期間にわたる顧客の購買データなど、行数・桁数の多いデータを扱う場合、Excelはアプリケーションの起動やデータのコピー時に長時間かかるケースがある。万一フリーズして落ちてしまえば、すべての作業がムダになる。このように、データ活用の本質である大量のデータを取り扱う作業に、Excelは適していないのだ。

 さらに、Excelによるデータ分析は、基本的にすべて手作業。また、データは事前に情報システム部門などが用意する必要もある。つまり、「Excelによるデータ分析」という作業の存在そのものが、社内の各所に多くの作業負荷を発生させている。実際、月末に殺到するデータ抽出依頼に尻込みしている情報システム部門担当者は少なくないだろう。

 こうした課題を取り除くことで、現場の業務は大きく改善される可能性を秘めている。効果的な“脱・Excel”を図る方法について、考えてみよう。

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