資料の紹介

 ペーパーレス化は多くの企業で進んでいる。ほとんどの企業で、契約書をはじめとする多くの文書が電子データとして作成され、閲覧・保管されている。文書を電子化することで、ワークフローシステムの利用が可能になると同時に、文書を保管するためのスペースを大きく節約できるからだ。

 しかしその一方で、作成した電子文書が個人のパソコンや部門のファイルサーバーに散在し、必要なときになかなか見つからないといった問題も多く発生している。契約書を電子化したのはよいが、見たいときにすぐに確認できずに、契約更新を忘れてしまったり、更新時期がわからなくなったりすることもある。

 本資料では、登録、承認、保管から廃棄に至る文書のライフサイクルを一元管理することで、こうした問題を解消するサービスを紹介する。クラウド型で容易に導入でき、操作に慣れてきたら適用範囲を徐々に拡大することもできる。場所や環境に縛られずに使えるため、働き方改革や社外との情報共有にも有効という。

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