電子政府への流れによって業務の電子化の必要性は増す一方だ。中でも煩雑な書類処理を伴う人事労務関連の業務は、ITを駆使し効率化する必要がある。新型コロナウイルス感染症の感染拡大で働き方が大きく変わる中では、人事面からの従業員支援策としての期待も大きい。人事労務業務の変化を解説する。

 人事労務関連の業務は手続きの連続だ。採用が決まった後の雇用契約の締結、従業員台帳の作成・管理、マイナンバー管理、年末調整、契約更新、退社手続きなど、必要となる書類が目白押しになる。業種業態によっては、さらに詳細な従業員情報も収集し、管理しなければならない。

 人事管理や採用業務では、一部電子化されたとはいえ、人海戦術で対応するしかないケースも少なくない。法律によって紙での提出、自署、捺印などが義務付けられている業務がかなり存在しているからだ。

 しかし、最近、電子政府化が急速に推進される中で、人事労務関連の手続きも電子化が進められてきた。電子政府の総合窓口であり、総務省が運営する総合的な行政情報ポータルである「e-Gov」では、電子化された様々な行政手続きが案内されている。

 電子化された人事労務関連の手続きを利用することで、これまで紙を使って処理するしかなかった業務でも、一気に効率化を図ることができるようになった。例えば、これまで紙でしか認められていなかった労働条件通知書も、2019年からデジタルでの提示が認められている。

 こうした変化をいち早く取り入れ、人事労務業務の効率化を支援することで急成長しているサービスが続々と登場している。その代表例がクラウド人事労務ソフト「SmartHR」だ。2015年11月のサービス開始から5年足らずで、3万社以上の企業に利用されるまでに成長した。

スマートフォンを活用したクラウド人事労務ソフト「SmartHR」
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