URL共有や会議の見直しでコストを削減

 グーグルでは、紙=ローカルファイルを中心にした個人ベースの仕事の進め方でなく、共有資産である情報を中心にしたチームでの仕事の進め方を提案する。Google Workspace上の1つの情報(ドキュメントやスライド)にチームのメンバーが集まり、同時並行的に共同作業する。「これにより、情報はチーム内で共有され、データの民主化を促進します。そして、情報の透明性が高まり、組織を横断したナレッジの共有が可能になるなど、組織の壁によって閉ざされていた情報を再利用することでより情報の価値を高めます」と小林氏はGoogle Workspaceを活用した情報の活用の意義を話す。

離れていてもGoogle Workspace上で共同作業ができるので効率的
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 メールの添付ファイルを利用してチーム内でデータを共有している企業も多いだろう。受信者がデータを更新後、添付ファイルでチームに送信するなど、手間がかかるだけでなく、最新データがどこにあるのか分からなくなるといった問題もある。

 Google Workspaceであれば、「Google Drive」上にデータは保存される。チームのメンバーはこのGoogle DriveのURLにアクセスすることにより、権限に応じて常に最新データを閲覧ないし編集できる。さらにメールによるファイル交換の手間が不要になるなど、この情報の共有化により、コミュニケーションコストの削減も可能だ。

 小林氏は「働き方を変えることで、無駄な会議の時間、そのための会議セットの時間など多くのコミュニケーションコストを削減できる」と言う。会議で人が集まること自体、企業にとってコストがかかる。情報の共有や報告、確認などのためにわざわざ集まる必要はなく、チャットで議論すれば済むという。ディスカッションにしても、顔を合わせるのではなく、ドキュメントに要点をまとめて議論する。そして、チャットやドキュメントであらかじめ情報をURL共有しておくことにより、「意思決定のための会議も短時間ですみます。Google Workspaceを活用することで、コストを意識した会議の設定と実施が可能です」と小林氏は話す。