大規模な文書管理・保管体制、なぜ構築できた？
NTTグループの中核をなすシステムインテグレーターのNTTドコモソリューションズ株式会社（以下、NTTドコモソリューションズ）は、グループ会社115社のグループ共通の決裁システム（以下、決裁システム）標準化を図った。各社で個別最適化されていたシステムを、いかに統合するか。選択したのは、業務をシステムの標準機能に合わせるFit to Standard(フイット・トゥ・スタンダード)の採用だ。グローバルスタンダードのデジタルプラットフォームServiceNowを導入し、決裁業務の世界標準化を実現。しかし、その道のりは平坦ではなかった。検討事項、開発作業が山積みなうえに、電子帳簿保存法対応も迫っていた。
業務に追われる「決裁システム標準化プロジェクト」を救ったのが、ウイングアークの電子帳簿保存法対応・文書管理ソリューション「invoiceAgent for ServiceNow(以下、invoiceAgent)」の導入だ。法順守のために追加開発が発生しないため、標準化に向けてリソースを集中できた。また業務プロセス効率化では、決裁、文書管理、監査を一体で捉えることが求められる。invoiceAgent(インボイスエージェント)は、ServiceNowとの高い親和性により、専用アダプターで年間1000万越えの文書を自動保管・一元管理。証跡管理により監査対応も容易に行える。
NTTグループにおける決裁システムの標準化、決裁文書の一元管理を成功に導く勘所とは?プロジェクトのキーパーソンである、NTTドコモソリューションズの高木景介氏と小栁瑞季氏。両氏に直面した課題、ポイント、導入効果など本音で語ってもらった。
（左）NTTドコモソリューションズ株式会社 ビジネストランスフォーメーション事業本部 コーポレートビジネスソリューション部 グループ共通IT部門 担当課長 高木 景介 氏 （右）NTTドコモソリューションズ株式会社 ビジネストランスフォーメーション事業本部 コーポレートビジネスソリューション部 グループ共通IT部門 小栁 瑞季 氏