新型コロナウイルスによるパンデミックをきっかけに半ば強制的にテレワークを実施した企業では、今後の事業継続に向けてテレワーク環境を再整備する取り組みが始まっている。中でも特に目立っているのが、テレワークの完全実施を阻む理由の一つだった“紙文化”を見直そうという動きだ。紙文化が特に根強い経理・財務部門の従業員がテレワークを実施できるようにするために、企業はどんな手段を講じればよいだろうか。

 2019年4月に「働き方改革関連法」が施行されてから、柔軟なワークスタイルを実現するという目的でテレワーク環境の整備に取り組んできた企業は少なくない。しかし、新型コロナウイルス感染症によるパンデミックという予期せぬ災禍に見舞われたことで、整備の途中で急遽テレワークを実施せざるを得なかった企業もあるだろう。

 急なテレワークの実施により多くの企業が最初に取り組んだのは、オフィスに出社しなくても社員同士が円滑に連絡を取り合いながら仕事を進められるコミュニケーション/コラボレーションツールの導入だった。ビデオ会議システムやビジネスチャットなどのツールを取り入れた結果、営業・企画・開発部門で働く社員の多くが、在宅勤務に切り替えてテレワークを実施できるようになった。

 もちろん製造業の生産現場や小売業の店舗を中心に、テレワークの実施が難しい職種はある。だが、本来はテレワークを実施できるはずである内勤社員の中にも、テレワークから取り残されてしまった人たちがいる。経理・財務部門で働く社員、あるいは営業部門のアシスタント業務に携わる社員だ。

株式会社コンカー
ディストリビューション統括本部 コマーシャル営業本部
SMB営業部 部長
間 大之 氏

 こうした従業員のテレワーク実施を阻む大きな要因となっているのが、企業に残っている“紙・ハンコ文化”だ。領収書・請求書といった証憑を回収・処理したり、申請書・稟議書など紙書類を承認・押印したりする必要性から、テレワーク実施期間中にも出社せざるを得ないという実態が浮き彫りになったのである。

 このような紙文化の課題を解消し、テレワークの完全実施を実現するには「紙書類の電子化」と「紙に依存する業務のIT化」の取り組みが欠かせない。ではどのように取り組みを進めればよいのか。紙・ハンコ文化からの脱却を強力に支援するソリューションを紹介しよう。

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