コロナ禍の再燃により、再び在宅勤務に切り替えてテレワークを実施する企業が徐々に増え始めている。しかし、紙ベースの書類を処理するために、やむを得ず出社を続ける社員を抱える企業も多い。こうした“紙文化”を残す旧態依然の業務プロセスは、テレワークの実施を阻む最大の難敵だ。負荷をかけずに攻略するにはどうすればよいのだろうか。
「にわか電子化」ではペーパーレスにほど遠い
在宅勤務・テレワークの実施を阻害する理由の1つとして、社内に残る“紙文化”を挙げる企業は多い。売上伝票・入出金伝票などの紙で起票する各種伝票類、あるいは申込書・同意書といった手書きの記名・押印が必要な各種書類など、企業によっては大量の書類があふれている。
また、申請書・稟議書を回す業務フローが紙ベースで行われ、承認・決裁者が署名・押印するプロセスもまだ根強く残っている。こうした“紙文化”が残っているために、緊急事態が発生しても出社をしなければ仕事が回らないという実態が浮き彫りになっている。
新型コロナウイルスの感染拡大が再燃する今、こうした状態のままにしておくと、社員の安全と健康を守らなければならないという労働契約法の「安全配慮義務」違反を問われかねない。万一、社内の紙書類を処理する必要性から出社を強要された社員の間にクラスター（感染者集団）でも発生すれば、会社の社会的信用は大きく毀損され、事業継続に多大な影響を及ぼすおそれもある。
このような事態を回避するには、社内に残る“紙文化”から脱却してペーパーレス化を進める必要がある。とはいえそれは簡単なことではない。例えば、紙書類を単にPDFに電子化しただけで「ペーパーレス化ができた」というのは大きな勘違いである。また、電子印鑑などの仕組みを取り入れたとしても、申請書・稟議書をメールで回していたのでは、承認・決裁処理が完了するまでにむしろ時間や労力がかかることもある。これらは緊急事態により半ば強制的にテレワークを実施せざるを得なかった今までは認められても、在宅勤務・テレワークの常態化を考慮する必要がある今後は許されない。
では“紙文化”から脱却してペーパーレス化を進めるには、どのような手段を講じるべきなのだろうか。業務にできる限り負荷をかけず“紙文化”を刷新する方法を紹介しよう。