コロナ禍が続く中、業務に支障のない限り在宅勤務を継続すると決めた企業は多い。すでにテレワーク環境の整備を済ませ、社内の会議をすべてオンラインに切り替えた企業も増えている。だがその一方、会議で使用するデータの所在が属人化しているため、会議の品質や効率が低下したという課題も聞こえてくる。テレワーク実施中でも必要なデータをベースに迅速な経営判断を実現するためには、どんな対策が必要なのだろうか。

テレワーク中の課題はコミュニケーションだけではない

 コロナ禍をきっかけとして、在宅勤務でも業務を行えるようにテレワーク環境の整備を進めた企業は多い。災害発生時のBCP対策や働き方改革を目的に以前からテレワーク環境の整備に取り組んできた企業は、コロナ禍への対応を通じてテレワーク環境の有効性を確認できていることだろう。

 とりわけ企業の間に広く普及したのが、Web会議システムやグループウェアといったコミュニケーション/コラボレーション関連ツールだ。これらのツールを導入したことで、在宅勤務中でも容易にオンラインでWeb会議を開催できるようになった。緊急事態宣言解除後にオフィスへの出社を再開した企業の中には、社員同士のソーシャルディスタンスを確保するために会議室を使わず、Web会議に切り替えているところもあるほどだ。

 ただしWeb会議を実施するのはあくまでもリモートワークへの対応であり、会議の効率や品質はオフィスで実施するよりも劣ると感じる人も多いようだ。最近のWeb会議システムはどの製品も画面上に共有した資料を閲覧しながら会議を進められるといった利便性を備えているが、その一方で会議に使用するデータは参加者個人が所有していたり、元データが統一されていないために同じデータであるはずなのに違った数字が出てきてしまったりするなど、会議で議論を進めにくいという問題もある。

 その原因となっているのは、必要なデータが一元化されていないことによる。これまでは社内で、物理的に人が近く、コミュニケーションが密に取れたことによって回避できた問題がリモートワークによって表面化したとも言える。これを回避するために出社するという本末転倒な現象も発生している。この問題を解決するにはどうすればよいのだろうか。

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