コロナ禍によってやむを得ずテレワークを実施したために、業務システムに関する何らかの課題に直面したという企業は多い。課題を解決できずにテレワークを早々に切り上げた企業がある一方、業務システムの実行環境を短期間のうちに大きく見直したことで乗り切った企業もある。いったいどのような手を使ったのだろうか。

コロナ禍のテレワーク対応でシステムの改修が必要に

 コロナ禍の第1波では、半ば強制的に在宅勤務へと切り替え、万全な準備が整う前にテレワークを実施した企業が多かった。従来からテレワーク環境の整備に取り組んできたことでテレワークへスムーズに移行できた企業は確かに存在するが、最低限必要なテレワーク環境だけを急いで整備した企業のほうが圧倒的に多数派だ。その結果、事業継続に不可欠な業務に支障を来したというケースも数多く見られた。

 例えば「社外から重要な機密情報を扱うシステムへのアクセスがセキュリティポリシーで禁止されているために、その業務システムを扱う社員はテレワークができない」「紙の書類が残っており承認・決裁処理を行うためだけに、在宅勤務期間中も出社を余儀なくされた」という話はよく耳にする。

 そうした課題があった企業も、業務に必要なテレワーク環境を整備し直したり、業務プロセスやルールを変更したりして第2波に備え始めている。社外から業務システムへアクセスできるようにVPNや多要素認証などの仕組みを取り入れた企業、紙の書類を電子化してネットワーク上で承認・決裁処理を行えるようにワークフローシステムを導入した企業などは急速に増える傾向にある。

 しかし、別の課題に悩む企業も少なくない。テレワークを実施するにあたって業務プロセスが変わり、既存システムの改修や新システムの構築が必要になったものの、開発・構築にコストも時間もかかるので対応に苦慮しているという課題だ。

 だがそんな課題を物ともせず、非常に短期間で新しい業務システムを立ち上げ、テレワークに移行できた企業もある。今回はそんな企業のうち、財務経理部門の社員がテレワークを実施するにあたって、わずか半日で業務システムを作り上げたある製造業の事例を紹介しよう。

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