テレワークの普及で浮上した、オフィスの代表電話問題

 コロナ禍の収束がなかなか見通せない中、多くの企業でテレワーク、リモートワークが常態化し、新たな働き方として定着しつつある。

 一方、この状況のもと、テレワークならではの課題も見えてきた。特にビジネス現場で顕著なのが、普遍的なコミュニケーション環境の1つである「オフィスの代表電話」をどう運用していくかという問題である。

 現在は、大部分の社員がリモートワークを行っており、オフィスにあまり人がいない企業が少なくない。ところが、会社の代表電話を受けられるのは、オフィスにある固定電話だけ。この“ねじれ”をどのように解消するか、多くの企業が頭を悩ませているのである。

 代表番号は顧客・取引先に広く周知されているため、簡単には廃止できない。番号は残し、電話の仕組みを変えることは可能だが、それには多くのコストと時間がかかる。結果、当初は緊急時対応として電話番の社員を輪番出社させた企業が多いが、仮にこの状況が続くなら、いつまでもそれでやり過ごすことはできないだろう。持続可能な、新しい代表電話の仕組みを検討する必要がある。

 では、新しい代表電話の「仕組み」、とは何か。今回、一例として紹介するのが「Microsoft Teams」(以下、Teams)と電話を組み合わせる方法である。様々な業務シーンで活躍するグループウエアに電話を組み込むことで、統合的なコミュニケーション環境を構築する。その方法とメリットについて、次ページ以降で見ていこう。

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