PPAPによる情報共有を政府が廃止する理由とは?

 近年、部門や組織を横断したプロジェクト型の働き方が増え、社外を含めた多くの関係者とコラボレーションすることが当たり前となりつつある。さらに、働き方改革やコロナ禍によって、リモートワークの導入が進み、オンラインでの情報共有も活発化した。それに伴い、社内外の多くの関係者とオンラインでいかに重要なコンテンツを守りながら共有・活用するかが課題となっている。

 その中で注目が集まっている方法が2020年11月に政府が廃止を発表し、企業でもその追随が始まっている、いわゆる「PPAP」と呼ばれるファイル共有手法である。PPAPとはパスワード付きzip暗号化ファイルを送信した後、別メールでパスワードを送信する一連のプロセスを言い、当時流行っていた楽曲をもじって名付けられた。

 過去にはこのプロセスを自動化するソリューションもあり、多くの組織で情報共有手段として推奨されたこともあって、実際行っているという人も少なくないはずだ。しかし、政府の廃止発表に裏打ちされたように、PPAPはセキュリティ面でも生産性の面でも大きな問題があるとの認識が広まっている。

 一体何が問題なのだろうか。

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