コンテンツを軸としたコミュニケーションの重要性が増大
ITツールの進化やクラウド活用の広がり、そして昨年来のコロナ禍を経て、ビジネスにおけるコミュニケーションのあり方は大きく変化した。特に最近、注目を集めているのが「共創型」のコミュニケーションの増加である。
昔は、対面・電話での会話、メールなどの「対話型」のコミュニケーションがビジネス現場の主流だった。主に1対1のコミュニケーションと言い換えてもいいだろう。
一方、「共創型」のコミュニケーションは、複数の人が同時にかかわり、互いにアイデアを出しあったりしながら進めるコミュニケーションのこと。チャットツールやWeb会議ツールなどを使い、異なる知見を持つ人同士がコラボレートすることで、1人では生み出せない価値を創出する。アウトプットの質を上げ、生産性を高める上で欠かせないコミュニケーション手法といえるだろう。
そこで重要になっているのが、業務の中で作成したドキュメントやイラスト、写真や動画といった「コンテンツ」である。複数名のコミュニケーション／コラボレーションを円滑に行う際は、軸になるコンテンツが必要だからだ。社内外の複数名のメンバーと共同で資料を仕上げるといった作業の経験がある人は、少なくないだろう。
ただし、この共創型コミュニケーションを円滑に進めるには、コミュニケーションインフラも見直す必要がある。メールや電話といった従来型のツールだけでは、コンテンツを適切に管理できないからだ。
例えば、メールでやりとりすると、コンテンツの版数が無数に増えてしまう。最新版が分からなくなるほか、ファイルの所在が不明になって探すのに手間取るケースも多い。また、やり取りの際にメール誤送信が起これば、情報漏えいにつながる可能性もあるだろう。そもそも、コンテンツ自体を適切に保管するには、ファイルを持つ各々がセキュリティ対策や管理の方法を定め、運用しなければならない。これには多くの負担がかかる。
このような問題を解決しなければ、共創型コミュニケーションの真の効果は得られない。テレワークが働き方の重要な選択肢となったニューノーマル時代、企業が備えるべきコミュニケーションインフラとはどのようなものなのか。