3つの問題を抱える旧来の会議室システム
新型コロナウイルスのパンデミックで、働き方は大きく変化した。会議のやり方も、従来のように会議室に集まって行うのではなく、自宅のPCからWeb会議に参加する、といった形態が一般的になった。
こうなる以前から会議室に「ビデオ会議システム」を導入していた企業も少なくないはずだ。しかしWeb会議が日常的になったことで、その問題は改めて浮き彫りになった。
旧来のビデオ会議システムの問題としてまず挙げられるのが、価格が高すぎてすべての会議室に導入することが難しいこと。そのため役員会議室など、一部の会議室にしか導入されていないケースが一般的だ。Web会議とは異なり、全社員が使えるツールになっていないわけだ。
第2は使うために、時間と手間がかかること。普段から使っていないということもあり、起動して相手の会議室に接続するまでに労力を使っていたのではないだろうか。そのためIT部門への問い合わせも意外と多い。また多くは専用システムとなっているため、自宅からWeb会議ツールで参加するといったことも難しい。
そして第3が、音声や画質の問題だ。導入当時は最先端の機器だったとしても、導入から年月が経過すれば陳腐化することは避けられない。しかも最近ではWeb会議の普及によって、リモート会議のクオリティは急速に向上している。これに慣れた従業員にとって、旧来の会議システムの品質は「物足りないもの」と感じられるはずだ。場合によっては「使い物にならない」と評価するユーザーもいるかも知れない。
とはいえ、今後パンデミックが落ち着いていけば、従業員の一部はオフィスへと戻っていくだろう。そうなれば当然、会社の会議室とテレワークの社員をつないだ会議が頻繁に開催されるようになる。このような“ハイブリッドワーク”を円滑に進めるには、会議室のあり方も考え直す必要があるだろう。それではどうアプローチすればいいのか。その具体的な解決策を考えてみたい。