電子帳簿保存法の猶予はわずか2年
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法は、企業の書類管理に大きな影響を与えている。改正電子帳簿保存法は、事前に所轄税務署の承認を得ることなく、国税関連の帳簿や書類をこれまでの紙に代わって電子的に保存することを認めた。また、取引に際してメールなどで電子的にやり取りしたデータ（電子取引データ）の保存を義務付けた。つまり、プリントアウトして紙で保存することは認められなくなったのだ。
こうした電子帳簿化は、企業にいくつものメリットをもたらす。まず、膨大な量の紙の管理からの脱却、ペーパーレス化。経理業務の効率化。保管スペースやコストの大幅削減。また、リモートワークとの親和性の高さからより柔軟な働き方への選択肢も広がる。帳簿や書類の電子化を足がかりとした全社的なDXへの展開も期待できる。
その一方で、電子帳簿の導入に当たっては考慮しなければならないこともある。電子取引データの保存に際しては、取引の年月日や金額、取引先による検索機能を確保し、タイムスタンプの付与などデータの真実性を担保する措置を講じるなど、定められた要件を満たす必要があるからだ。これらに対応しない電子取引データでは、改正電子帳簿保存法に対応したとは認められない。
電子取引データの保存については2023年12月末までの猶予期間が設けられているものの、大企業であれば部署をまたいだ連携が必要であり、また、中小企業であれば目の前の業務をこなしながらの対応が求められるため、残された時間は思いのほか短い。セキュリティやコンプライアンスを考慮したソリューションの導入や、既存のシステムとの連携、運用ルールの構築や社内教育も不可欠だ。
既に改正電子帳簿保存法に対応済みの企業の中には、とりあえず無料ツールを導入したものの、使ってみて明らかになった運用面などの課題の解決に追われている現場もある。できるだけスムーズに電子帳簿化を進めるには、これまでの作業環境を大きく変えることなく速やかに導入でき、ストレスなく運用できるシステムの選択が不可欠だ。
では、どのような点に着眼してシステムを選択すればいいのだろうか。