名刺管理システム選定の4つのポイント
あらゆる企業の、あらゆる分野でDX（デジタルトランスフォーメーション）が求められている。中でも喫緊の課題として多くの企業が必要性を感じているのが、営業のDXだ。営業では長らく人と人とのつながりが重視されてきた。もちろん今でも人のつながりが重要なのは変わりないが、コロナ禍や働き方改革により、それだけでは通用しなくなっている。デジタルを活用した、効果的で効率的な新しい営業スタイルが求められている。
ではどこから始めるか。最も手軽に始められるのが、どの会社にも大量にあり、うまく活用すれば“宝の山”となることが期待できる名刺情報のデジタル化だ。名刺はこれまで多くの場合、個人が管理してきたが、紙でファイリングするだけでは整理に手間がかかり、どんなに精緻にファイリングをしても目的の名刺を探し出すのに時間がかかる。もちろん紙でファイリングしていては他の社員はそれらの名刺情報を見たり共有したりできない。名刺は紙のままである限り、その現物を持っている社員だけのものになってしまう。名刺をデジタル化して全社で管理してこそ、初めて効果的に名刺情報を活用できるようになる。
多くの製品やサービスが存在する名刺管理システムだが、その中から最適なものを選ぶポイントは4つ。ポリシーに合わせた環境が選択できること、営業担当者の使い勝手、データの正確性、そしてセキュリティだ。セキュリティの観点から自社でデータを持ちたいと考える企業もあるが、一方でシステム導入の基準をクラウドファーストとする企業もあり、ポリシーに合わせて選択できるのがベストだろう。もちろんセキュリティも極めて重要だ。また、ユーザーの使いやすさはもちろんだが、そもそもデータが正確でなければ営業では使えない。
これらの要件を満たすソリューションとは、どのようなものなのだろうか。