乱立したツールが引き起こす「情報のサイロ化」
コロナ禍を機に、ビジネス現場ではチャットやWeb会議、ファイル共有、タスク管理などのツールの導入が急速に広がった。今や日常業務に不可欠なものといえるだろう。
しかし、社内に乱立したこれらのツールが今、新たな問題を引き起こしている。「ツールが多すぎて使い分けが面倒だ」「使い方を覚えるのに時間がかかる」「ツールごとのライセンス料が積み上がり、コストが膨らんでいる」といったものはその一例だ。
中でも早急に改善するべきなのが「情報のサイロ化」である。「複数のコミュニケーションツールを使い分けているうちに、どの資料がどこに保存されているか分からなくなった」「知りたい情報になかなかたどり着けない」という声が、多くの業務現場から聞こえてくる。この状態が続けば、業務効率はどんどん低下する。利便性向上のために導入したツールが、業務の足かせになっているのである。
もちろん、ツールをAPIで連携させたり、シングルサインオン（SSO）の仕組みによってログインを一元化したりすることは可能だ。ただ、それでも情報自体は各ツールに残るため根本的な課題解決にはならない。ツール横断型のコミュニケーションや情報検索を実現するには、オールインワン型のコミュニケーションツールに移行することが重要な方法となるだろう。
その際は、機能統合そのものを目的化せず、「何を実現したいのか」までをしっかり見据えておくことが肝心だ。オールインワンツールへの移行は情報のサイロ化を解決するだけではなく、情報そのものの価値も高める。コミュニケーションを通じて蓄積した情報を「ナレッジ」として共有すれば、社員がいつでも活用できるようになる。これにより、業務効率を向上し、組織力を一層強化することが大切なのである。
このコンセプトのもとで開発されたあるコミュニケーションツールが、多くの企業の注目を集めている。詳細を次ページで紹介しよう。