資料の紹介

　契約書や約款、社内規定など、企業にとって重要度が高い文書で修正が発生した場合、変更点の明示は欠かせない。関係者が変更点を確認したり、官公庁へ提出したりする必要があるからだ。変更点の明示では、新旧文書の変更点を表形式で示す「新旧対照表」が普及している。

　しかし、新旧対照表の作成には様々な課題がある。Wordの文書比較機能で変更点は洗い出せるが、コピー＆ペーストや書式の修正など、表の作成に手間がかかる。差分を表にまとめる専用のソフトもあるが、「文書の全文が表に並ぶ」といった結果を出すソフトでは、不要な文は手作業で削除しなければならない。こうした手間も省く策はないものだろうか。

　本資料では、新旧対照表の作成に関する様々な課題とその解決策について解説する。Wordや専用ソフトを利用した場合、様々な手作業が発生することを、フローチャートを交えて説明しているので納得感がある。解決策として、コピペをなくし、大きな修正があっても最小限の手戻りにできるWordのプラグインソフトを提案しているので、重要度が高い文書を扱う企業関係者は必見の資料と言える。

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