資料の紹介
文書の保管と情報共有になくてはならないファイルサーバーだが、その容量は有限で、多くの企業は容量不足に悩んでいる。ストレージを増設するとその場はしのげるが、またファイルが増えて容量不足に陥る。本当に必要なのは、ファイルサーバー内のファイルやフォルダーの整理である。
ファイルサーバーを整理するには「文書のライフサイクル」に沿った管理が理想的だ。頻繁に使う文書だけをファイルサーバーに保管し、保存の必要があるが使わない文書は安価なストレージに退避させ、不要になった文書は廃棄する。文書のライフサイクルを意識した管理をすれば、ファイルサーバーをデータの“ごみ屋敷”にせずに済む。
本資料では、ファイルサーバーの整理ノウハウを10項目に分けて解説する。「作成途中の文書を保管するフォルダーを用意する」など具体的な内容で、多くの企業ですぐに実践できるだろう。あわせて、より効率的に作業できるようにする「ファイルサーバー管理ツール」を紹介する。手作業での整理が難しい、膨大なデータを蓄積した既存ファイルサーバーの整理を容易にする。
