資料の紹介

　セキュリティ関連ソフトウエアなどの開発・販売を手がけるエムオーテックスでは、事業の急拡大に伴い、請求書送付業務の負担も急増していた。取引先一覧を出力し、金額や請求内容を確認したら請求書を印刷。検印を押して郵送のため封入する。この作業に、2人がかりで40時間を費やしていた。

　この作業の自動化を検討しようとした矢先、新型コロナウイルス感染症が急拡大。そこで顧客1社1社とメールでやりとりし、PDFで請求書を送付する運用に切り替えた。だが今度は、メールの本文や送付先、添付ファイルのダブルチェックといった工数が、紙での運用以上に大きいほか、確認を重ねても送付ミスが起きやすいことが問題となった。

　本資料では、事業の急拡大と新型コロナ感染症拡大という2つの課題に相次いで直面したエムオーテックスが、メールで行っていた請求書発行を、Web配信に切り替えた経緯とその効果について簡潔にまとめている。導入後は、チェック作業が半減するなど省力化が進んだうえ、難しかった担当者の在宅勤務も可能になったという。

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