資料の紹介
日々の業務の中で増え続ける「文書」。会社規模が大きくなれば部署・部門も増え、扱う情報も多様になるため課題も増大する。例えば、紙とデジタルが混在していて管理や検索が困難、担当者にしか分からない文書があちこちに存在するといった問題が生じる。業務が非効率になるだけでなく、こうした状態はセキュリティ上の危険性も増す。
課題の多くは、部門や担当者単位での最適化が生み出した「情報の壁」に起因する。経理の請求書、総務・法務の契約書、現場で用いる図面や報告書など、文書を作成した部門ごとに文書を管理していないだろうか。こうした状況を脱し、全社共通の一元管理をすることが課題解決の第一歩だ。
本資料では、一元管理に向けた「文書管理システム」の導入を推奨する。チェックリストなどで課題を明らかにし、経理や法務など部門ごとの課題と解決イメージを説明。そのうえで、ファイルサーバーとは異なり、高い検索性やワークフロー、バージョン管理などを備え、アクセス権の管理も可能になるという機能を解説する。併せて、文書情報管理士によるシステム選びの7つのポイントを提示し、それらの条件を満たす文書管理システムを紹介する。
