資料の紹介
請求書や契約書、あるいは設計図や証明書など、業務ごとに様々な文書が存在する。それらは、複数のシステムや各部門のキャビネットで分散管理していることが多い。ただ、「文書の分散」は「情報の分散」である。情報の共有や追跡に手間がかかり、業務効率の低下を招く一因となる。
こうした状況から抜け出すために考えたいのが、文書管理システムと業務システムの連携だ。文書管理システムは単なる文書の保管庫ではなくなり、業務システム間の情報をつなぐ「ハブ」になる。すると、必要な文書を探しやすくなるため、文書の活用が進む。業務のスピードも正確性も再現性も高まり、業務負荷は軽くなる。必要な文書を探す手間が減ると、問い合わせ対応の工数を90％削減できる試算もある。
本資料では、業務システムと連携した文書管理システムを導入し、業務プロセスを改革してDX（デジタル変革）を実現した2つの事例を紹介する。紙ベースの請求書の承認作業が課題だった大手メーカーと、納品書処理に多くの時間と手間がかかっていた部品メーカーの事例である。それぞれの課題を克服した両社に共通する3つの成功要因と、効果的なシステム導入の手順も解説する。
