資料の紹介

 コロナ禍でテレワークを導入したことにより、改めて「紙」を見直す企業が増えている。例えば、これから在宅勤務制度の導入や副業を許可するにあたって、全社員と新たな雇用契約書を交わす場合を考えてみよう。紙の書類の場合、個人分を印刷した後、郵送または出社してなつ印し、分類・保管する。社員数によっては、専任スタッフを雇用する必要が出るほどの手間と時間がかかるし、資材や郵送費などのコストもかさむ。

 契約書をオンライン化すれば、紙に印刷する必要もなく、パソコンやスマートフォンの画面から電子署名をしてもらえば済む。分類や保管も、効率よく簡単にできる。ただし、個人情報や機密事項が含まれるものが多いため、導入する際にはセキュリティ面も十分に考慮する必要がある。

 本資料では、大量の契約書をオンライン化し、契約締結までのリードタイムを短縮した事例を紹介する。導入したドワンゴでの評価は高く、「紙に戻すのは社内から反発があると思う」と担当者が語るほどだ。効率化や利便性の向上だけでなく、アクセス権の管理によって不正や誤操作を防ぐことができるため、コンプライアンスの観点でもオンライン化のメリットがあったという。

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